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10 lineamientos efectivos para la comunicación escrita

Escrito por jessica furgerson | Traducido por diana i. almeida
10 lineamientos efectivos para la comunicación escrita

Dominar la comunicación escrita es esencial en los negocios.

writing image by Alison Bowden from Fotolia.com

En un contexto personal o de negocios, la habilidad de comunicarse efectivamente mediante correspondencia escrita es imperativa. La comunicación escrita puede tomar varias formas, como mails, mensajes de texto, memorándums o cartas. No importa el formato que utilices, hay unas cuantas reglas básicas que debes seguir para asegurarte de que te comunicas por escrito correcta y efectivamente.

Simplicidad

Utiliza una estructura de oraciones sencilla. La estructura compleja de oraciones puede dificultar lo que tratas de decir y puede malentenderse con facilidad. Haz tus oraciones concisas y directas; en vez de decir "quisiera planear una reunión para hablar de los hechos pertinentes del caso cuando puedas", di "Por favor dime cuándo nos podemos reunir para hablar sobre el caso".

Evita la jerga

No utilices jerga o palabras que sólo tú y un grupo selecto de personas entienden. Tu comunicación escrita debe ser accesible para tu audiencia, no importa a quién te dirijas. El lenguaje técnico y la jerga sólo deben ser utilizados cuando un lenguaje más sencillo no es suficiente.

Precisión

Brinda detalles específicos cuando sea posible. Evita escribir detalles ambiguos y confusos. En vez de escribir "Tengo mucha experiencia trabajando en este campo", di "He trabajado como ingeniero durante tres años y medio".

Sé conversacional

La comunicación escrita es diferente de la escritura académica y debe ser más conversacional por naturaleza. Como regla principal, escribe de manera similar a como hablas. Lee tu mensaje en voz alta para asegurarte de que tu escrito suena conversacional.

Evita los géneros

Evita utilizar pronombres masculinos o femeninos en tu texto. Aunque por el uso de la gramática debes indicar un género; cuándo no sabes a quién te diriges o si se trata de un grupo de personas, este lenguaje puede resultar ofensivo. Para estar seguro, no indiques ningún género a menos de que sepas a quién te diriges.

Evita la voz pasiva

Elije verbos activos y no pasivos para añadir interés a tu comunicación escrita. Escribe "Maneje a la playa el sábado" y no "Cuando estaba manejando a la playa el sábado...". Utilizar la voz activa hará que suenes más conversacional, ya que casi no se usa la pasiva oralmente.

Personaliza

Si conoces a la persona a la que le escribes, reconoce esta relación. En vez de utilizar pronombres generales como "tú", utiliza el nombre de la persona. Haz que la información incluida en tu escrito sea pertinente para el lector. Dependiendo de la relación que tengas con la persona, comienza y termina tu texto con el saludo apropiado.

Elegir el medio

Elige el medio correcto para tu comunicación escrita. Utilizar mail, mensaje de texto o una carta depende de a quién le escribes y sobre qué escribes. Si nunca has utilizado un mensaje de texto en el contexto laboral, quizá no es la mejor manera para comunicarte con un colega.

Humor apropiado

Usa el humor con moderación y sólo cuando sea apropiado para la situación. Si no eres cercano al lector, evita hacer bromas para no ofenderlo, en cambio, si tienes una buena relación con él, siéntete libre de usar el humor en tu escrito. Evita el humor ofensivo y controversial incluso si conoces al lector bien.

Corrige

No importa cuán eficaz seas para la escritura, es esencial que corrijas tu texto. Revisa si hay errores de ortografía o de gramática y asegúrate de que lo que escribiste comunica con efectividad el mensaje que quieres.

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