20 tips para aprovechar al máximo tu cuenta de correo de Gmail

Escrito por alejandra prego Google
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20 tips para aprovechar al máximo tu cuenta de correo de Gmail
Sigue estos 20 tips para aprovechar al máximo tu cuenta de correo de Gmail. (Google)

Gmail alcanzó la cifra de mil millones de usuarios, lo que no está nada mal para un proyecto cuyo nombre en clave ("Proyecto Caribou") provino de un cómic de Dilbert y que fue presentado al mundo en el Día de los Inocentes.

Debido a que tiene una interfaz muy simple, pocas personas se toman el trabajo de aprender sus múltiples funciones. Pero si te tomas unos minutos para conocerlas, podrás transformar a este gestor de correo electrónico en una herramienta mucho más poderosa. Sigue estos 20 tips para aprovechar al máximo tu cuenta de correo de Gmail.

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Usa el engranaje para entrar en un mundo de configuraciones

Esta es la herramienta más importante para navegar en Gmail. Si eres como la mayoría de las personas, es probable que nunca la hayas usado. Haz clic en el engranaje, que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla de Gmail e ingresa a un nuevo mundo.

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Usa el engranaje de Gmail. (Google)

Ajusta la densidad de la visualización

Lo primero que notarás cuando haces clic en el engranaje es una lista de opciones situada bajo el encabezado "Densidad de visualización". Esto ajusta la forma en que aparecerán los mensajes de correo electrónico y es muy útil cuando trabajas con pantallas de diferente tamaño. Selecciona la opción que más te convenga de acuerdo al dispositivo que estés utilizando.

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Ajusta la densidad de la visualización en Gmail. (Alejandra Prego)

Establece el número de mensajes de correo electrónico por página

También puedes escoger el número de mensajes de correo electrónico que aparecerán en una página. Haz clic en el engranaje y luego en Configuración. Verás que se abre una nueva pantalla con diferentes pestañas. En la opción "General" y debajo del encabezado "Tamaño máximo de la página" podrás escoger la cantidad de conversaciones (mensajes de correo electrónico) o de contactos que deseas que aparezcan en cada página. Recuerda que cada vez que haces un cambio en la "Configuración" deberas desplazarte hasta el final de la página y guardarlo que tenga efecto.

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Escoge la cantidad de mensajes por página en Gmail. (Alejandra Prego)

Elije un tema visual diferente

La elección del tema es uno de los cambios visuales más importantes que puedes hacer en Gmail. Dirígete al engranaje y presiona "Temas". Aparecerán diferentes fondos coloridos que te darán la sensación de estar trabajando directamente desde el escritorio, en lugar de hacerlo dentro de la ventana de un navegador. También puedes escoger imágenes propias para usar como fondo. Si luego de hacer el cambio deseas regresar al fondo predeterminado, escoge la imagen etiquetada como "Claro".

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Escoge un fondo diferente para Gmail. (Alejandra Prego)

Cambia la fuente y el estilo del texto

También puedes escoger la fuente y el estilo de texto que prefieras. Dirígete nuevamente al engranaje, selecciona Configuración y en la pestaña "General" verás la opción "Estilo de texto predeterminado". Allí podrás escoger el estilo, la fuente y el color de tus textos.

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Selecciona la fuente de tus textos. (Alejandra Prego)

Ajusta la vista de conversación.

Si no te agrada que los mensajes queden agrupados con las respuestas puedes dirigirte nuevamente a la página mencionada en el paso anterior y buscar el encabezado "Vista de conversación". Allí podrás hacer clic en la opción "inhabilitar" para cambiar la configuración predeterminada.

Ajusta el estilo de tu bandeja de entrada

Dirígete al engranaje nuevamente y selecciona la opción "Configurar bandeja de entrada". Aparecerá una ventana emergente en la que se encuentran las opciones predeterminadas pero tendrás la opción de habilitar diferentes pestañas como las notificaciones de los foros o recibir notificaciones personalizadas, como facturas, mensajes de tu empresa o recibos.

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Ajusta tu bandeja de entrada de Gmail. (Alejandra Prego)

Personaliza tu bandeja de entrada

Puedes enseñarle a Gmail cuáles son los mensajes que son importantes para ti. Verás una pequeña bandera junto a cada mensaje, que queda de color amarillo cuando la pulsas. Esto le indica a Gmail que ese mensaje es importante y lo tomará en cuenta. La próxima vez que recibas un mensaje de ese remitente aparecerá marcado sin necesidad de que tu lo hagas. En poco tiempo Gmail estará clasificando automáticamente todos tus mensajes.

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Enséñale a Gmail a clasificar tus mensajes. (Alejandra Prego)

Organiza visualmente el correo utilizando etiquetas

Una organización visual de tus mensajes de correo electrónico te permite identificar los mensajes importantes tan pronto como los recibes. Para ello deberías utilizar una herramienta sumamente útil de Gmail: las etiquetas.Para crear una etiqueta debes dirigirte hacia la parte superior de la ventana del navegador y hacer clic en un icono que luce como una flecha inclinada. Este abrirá una ventana emergente que te permitirá crear un nuevo nombre para tu etiqueta. En realidad "etiqueta" es el nombre que Gmail le asigna a las carpetas que aparecerán en el lado izquierdo de tu bandeja de entrada.También puedes lograr que los mensajes etiquetados se destaquen aún más asignándoles un color. Si posas el mouse sobre el nombre de una etiqueta verás que aparece una pequeña flecha a la derecha. Si haces clic en ella aparecerá un cuadro que te permitirá escoger el color de tu etiqueta.

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Organiza tu correo con etiquetas. (Alejandra Prego)

Organiza también tu correo con etrellas

Las estrellas son otra forma de destacar visualmente tus mensajes. Si observas el borde derecho de tu bandeja de entrada verás estrellas vacías junto a tus mensajes. Si haces clic en ellas se tornarán amarillas y habrás resaltado los correos. El mensaje destacado puede significar que es importante, que debes responderlo o lo que tú desees.

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Las estrellas son otra forma de destacar visualmente tus mensajes. (Alejandra Prego)

Escoge estrellas de diferentes colores

Si deseas que determinados mensajes se destaquen aún más, puedes añadir más colores a tus estrellas. Para ello debes acceder nuevamente al engranaje y dirigirte a la opción "Configuración". En la pestaña general desplázate hasta la opción "Estrellas y listas" para escoger los colores de estrellas o los iconos que deseas usar para destacar tus mensajes. Una vez que hayas guardados los cambios, cada vez que poses el mouse sobre una estrella aparecerán todas las opciones de colores. .

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Destaca aún más tus mensajes con estrellas de colores. (Alejandra Prego)

Crea filtros para los mensajes

Crear filtros es una gran forma de mejorar el rendimiento de tu cuenta de correo. Esta función esencialmente te permite crear reglas para automatizar la respuesta de Gmail. Podrás ahorrar mucho tiempo ya que no tendrás que lidiar con cada mensaje individualmente. Tienes la posibilidad de generar muchas reglas como mover mensajes, reenviarlos a otra cuenta, o enviar una respuesta automatizada. Para crear estos filtros debes dirigirte a los mails y abrirlos. Luego selecciona "Más" en la barra del menú superior y "Crear filtro". Se abrirá una ventana emergente que te permitirá añadir la dirección de correo electrónico o el asunto de los mensajes que deseas filtrar. Una vez que hayas terminado de completar los campos pulsa el enlace "Crear un filtro con estos criterios de búsqueda" y se abrirá una nueva ventana emergente en la que crearás la regla adecuada para ese tipo de emails.

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Crea diferentes reglas para tus mensajes de Gmail. (Alejandra Prego)

Aplica filtros para los mensajes que ya se encuentran en tu bandeja de entrada

Cuando creas los filtros mencionados anteriormente estos no tienen ningún efecto en los mensajes que ya has recibido. Sin embargo, con Gmail también puedes organizar tus emails antiguos si marcas la casilla de verificación que se encuentra junto a "Aplicar el filtro a las conversaciones que cumplen con los criterios".

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Aplica los filtros a los mensajes más antiguos para organizar tu bandeja de entrada. (Alejandra Prego)

Puedes cancelar el envío

¿Alguna vez te has arrepentido luego de enviar un mensaje de correo electrónico? Afortunadamente Gmail te permite recuperarlo luego de haberlo enviado. Simplemente debes dirigirte nuevamente a la Configuración General y habilitar la casilla que se encuentra junto a la leyenda "Habilitar la opción de deshacer envío". También podrás seleccionar la cantidad de tiempo que deseas darte para realizar esta opción pero debes tener en cuenta que cuanto mayor sea el período de tiempo que te asignes para deshacer el envío, más demorarás en enviar cada uno de los mensajes.

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Puedes deshacer en envío de un mensaje en Gmail. (Alejandra Prego)

Traduce los mensajes con un solo clic

Cuando Gmail detecta un mensaje que no está en tu idioma te muestra una barra de herramientas en la parte superior del mismo. Esta contiene el idioma del mensaje que ha sido detectado automáticamente, tu idioma predeterminado y un enlace que te ofrece traducirlo inmediatamente.

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Con Gmail puedes traducir tus mensajes con un solo clic. (Alejandra Prego)

Puedes recibir emails de otras cuentas en Gmail

Probablemente tienes más de una cuenta de correo electrónico. En lugar de iniciar sesión en diferentes cuentas, Gmail te brinda la posibilidad de leerlos todos desde su plataforma. Para hacerlo debes dirigirte nuevamente al engranaje, escoger "Configuración" y luego hacer clic en Reenvío y correo POP/IMAP. Selecciona Habilitar IMAP. Haz clic en Guardar cambios. Una vez que hayas terminado haz clic en el enlace "Instrucciones para configurar el correo electrónico" y hallarás las instrucciones específicas para tus cuentas de Outlook, de Apple Mail etc.

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Recibe mensajes de otras cuentas en Gmail. (Alejandra Prego)

También puedes enviar mensajes de otra cuenta desde Gmail.

Si has optado por recibir mensajes de otra cuenta en Gmail la posibilidad de enviar mensajes desde una cuenta alternativa también te resultará sumamente útil. Para hacerlo debes dirigirte nuevamente a la opción "Configuración" dentro del engranaje y accede a la pestaña "Cuentas". En "Enviar mensaje como" haz clic en "Añadir otra dirección de correo tuya" y en "Dirección de correo electrónico", escribe tu otra dirección de correo electrónico. Una vez que la confirmes esa dirección, tus mensajes salientes mostrarán como remitente tu alias de correo electrónico y no tu dirección de Gmail.

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También puedes enviar mensajes desde Gmail con otro remitente. (Alejandra Prego)

Tienes la posibilidad de bloquear a ciertos remitentes

En Gmail no solo tienes la posibilidad de marcar determinados mensajes como Spam sino que también puedes bloquear determinados remitentes para que sus mensajes ya no aparezcan en tu bandeja de entrada. Para hacerlo debes abrir el mensaje no deseado y hacer clic en la flecha hacia abajo que aparece en la parte superior. Se abrirá una ventana emergente en la que podrás seleccionar la opción de bloquear al remitente

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Puedes bloquear algunos remitentes. (Alejandra Prego)

Encuentra los mensajes rápidamente con la función de búsqueda

Si a pesar de las etiquetas y de la clasificación de tus mensajes tu bandeja está llena de emails, hallar uno que se ha traspapelado puede ser una tarea engorrosa. Para facilitarla, Gmail te ofrece una función de búsqueda a la que podrás acceder pulsando la flecha hacia abajo del cuadro de búsqueda que aparece en la parte superior de la pantalla. Se abrirá una ventana emergente que te brindará la posibilidad de buscar por remitente, por asunto, etc. También podrás hallar tus mensajes en diferentes carpetas, como la papelera o en el correo no deseado.

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Encuentra fácilmente tus mensajes en Gmail. (Alejandra Prego)

Aprovecha las nuevas funciones que te ofrece Labs

Los ingenieros de Google generalmente están experimentando con nuevas funciones para mejorar Gmail. En la opción Labs que encontrarás en la opción "Configuración" debajo del engranaje podrás hallar nuevas características y probar los nuevos servicios disponibles antes de que sean lanzados al público en general.

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Aprovecha las nuevas funciones de Labs en Gmail. (Alejandra Prego)

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