Cómo abordar una conducta inapropiada a través de una carta

Escrito por natalie smith | Traducido por patricia a. palma
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Cómo abordar una conducta inapropiada a través de una carta
Las cartas disciplinarias informan al empleado su castigo. (Hemera Technologies/Photos.com/Getty Images)

Para la mayoría de los gerentes, disciplinar a los empleados es una de las experiencias más incómodas que tienen que enfrentar. Los gerentes tienen la responsabilidad de escribir cartas de acción disciplinaria que se guardan en los archivos de los empleados para documentar las irregularidades de estos. Estas cartas tienen 2 funciones: notificar al empleado lo que le sucederá como resultado de la infracción y servir como registro permanente de la mala conducta del trabajador en el archivo de este.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

    Instrucciones

  1. 1

    Carga la impresora con papel que tenga el membrete de la empresa. Esta carta será parte del archivo oficial del empleado, por lo que debes seguir el protocolo adecuado.

  2. 2

    Escribe la fecha completa. Salta una línea y escribe el nombre del empleado y la dirección de la empresa. Aunque en realidad no enviarás la carta, seguir el formato apropiado para una carta comercial le dará un aspecto profesional.

  3. 3

    Comienza la carta escribiendo el nombre del empleado, seguido de dos puntos. Luego, salta una línea.

  4. 4

    Inicia el primer párrafo indicando claramente la naturaleza de la infracción. Consulta el manual para los empleados de tu empresa de manera que el individuo pueda ver el reglamento por sí mismo. Da detalles específicos acerca de la infracción, como la fecha en que ocurrió el incidente, y menciona a otros empleados que estuvieron involucrados. Señalar esta información de manera clara te ayudará en caso de que el empleado se oponga a la acción disciplinaria y lleve el asunto a los tribunales.

  5. 5

    Explica en detalle lo que el empleado hizo mal y cómo debería haber actuado en la situación. Los empleados a veces violan las reglas porque no las entienden con claridad, por lo que dar una explicación de la infracción y proporcionar la información adecuada ayudará a prevenir que el individuo viole el reglamento por segunda vez. Indica al trabajador que puedes reunirte con él para discutir el asunto en detalle.

  6. 6

    Dale al empleado la oportunidad de reparar la infracción, como escribir una carta formal de disculpas para la otra parte. Infórmale de las fechas límite para presentar una respuesta o carta.

  7. 7

    Dile al empleado de manera clara y concisa lo que puede esperar como consecuencia de su infracción. Da detalles apropiados sobre su castigo, como las fechas de las audiencias o la fecha en que se haría efectivo su despido, si es el caso. Si el trabajador debe esperar una acción disciplinaria progresiva como resultado de nuevas infracciones, infórmale cuáles serán esos castigos.

  8. 8

    Proporciona al empleado información sobre el proceso de apelación, si es el caso.

  9. 9

    Pide al individuo una respuesta formal para su expediente; a menudo, la respuesta será en forma de una carta formal. Necesitarás esta documentación para el expediente del empleado en caso de que este lleve el asunto a los tribunales.

  10. 10

    Escribe tu nombre completo y cargo. Imprime la carta y firma con tinta azul o negra sobre tu nombre.

  11. 11

    Haz varias copias de la carta. Guarda una copia en el expediente del empleado, da otra al abogado de tu empresa y guarda otra en tus archivos.

  12. 12

    Envía la carta al empleado o dásela delante de un testigo discreto, como un representante de recursos humanos o tu asistente administrativo. Necesitas la confirmación de que el empleado recibió la notificación oficial.

Consejos y advertencias

  • Redacta la carta en un tono profesional y objetivo. Esta carta puede ir a los tribunales si el empleado se opone a la acción disciplinaria, y desearás verte profesional e imparcial en todo momento.

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