Actividades de un asistente administrativo en una organización sin fines de lucro

Escrito por leyla norman Google | Traducido por rubén moreno
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Actividades de un asistente administrativo en una organización sin fines de lucro
Los asistentes administrativos de una organización sin fines de lucro pueden ser solicitados para cubrir tareas de más de una puesto. (Todd Warnock/Lifesize/Getty Images)

Las tareas de un asistente administrativo en una organización sin fines de lucro no son muy diferentes en sus funciones básicas comparado con las de un asistente administrativo en un ambiente corporativo. Los asistentes administrativos en ambos lugares archivan, recuperan y compilan información para otros miembros del personal y los clientes. Administran oficios y llevan a cabo una amplia variedad de tareas administrativas. El medio de trabajo en el que se desenvuelven, sin embargo, tiene afectaciones en sus responsabilidades.

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Medio ambiente

Los asistentes administrativos en una organización sin fines de lucro entran en contacto con los clientes de su organización todos los días. Sus clientes tienen diferentes tipos de problemas y preocupaciones que los clientes corporativos, y muchos de sus problemas afectan sus vidas personales de manera profunda. La diferencia en la actitud entre los clientes de una organización y los de un corporativo muchas veces puede ser desgastante para un asistente administrativo en una organización, no porque el defecto esté en los clientes, sino porque la naturaleza de sus problemas es mucho más personal. Esto puede desgastar emocionalmente a un asistente administrativo en una organización. Comúnmente entrará en contacto con las fichas de los casos de sus clientes, debe llenar referencias hacia otras agencias, dirigir a sus clientes con el trabajador adecuado después de escuchar la situación del cliente en lugar de llenar solicitudes de compra o rápidamente transfiriendo a un cliente corporativo al departamento correcto vía telefónica.

Las similitudes

Muchos aspectos de la administración en una organización son iguales a los que existen en el ambiente corporativo. La nómina debe ser procesada, los invitados a conferencias requieren reservaciones de viaje y hospedaje, y los reportes de gastos deben ser preparados. Los asistentes administrativos típicamente ayudan con todos estos tipos de tareas en las organizaciones sin fines de lucro.

Llegando un poco más allá

Es común que las organizaciones sin fines de lucro no tengan el dinero para contratar personal adicional para llevar a cabo ciertas tareas. Por ejemplo, cuando es necesario hacer un recorte en el servicio externo de limpieza de la oficina, se solicitará el apoyo del asistente administrativo para recoger aquello que se queda. En lugar de llenar más papeleo, puede que se le pida aspirar el piso o limpiar el baño. Si la organización no tiene un coordinador de voluntarios o un asistente de desarrollo, también puede pedírsele llenar estos vacíos. Éste no es el caso en todas las organizaciones, pero puede que un asistente administrativo deba ser más flexible y adaptable en un ambiente no lucrativo que en el de negocios.

Eventos

Los asistentes administrativos en organizaciones sin fines de lucro tienen épocas del año más complicadas al igual que los asistentes administrativos en una coporación. Para los asistentes administrativos en una organización, esto peude suceder durante la época de recaudación de fondos. El correo masivo, coordinando la recaudación de fondos, debiendo llenar recibos de donación y enviándolos, manteniendo el registro del dinero donado y otras actividades relacionadas consumen la mayor parte del tiempo de un asistente administrativo en una organización no lucrativa. Así mismo, cuando la organización está preparando un evento comunitario o participando en una conferencia, la preparación puede consumir mucho de su tiempo en llamadas, correos electrónicos, escritos, pagos y otras actividades de coordinación.

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