Cómo administrar un inventario de equipos

Escrito por m.l. browne | Traducido por cintia ros
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Cómo administrar un inventario de equipos
Hacer un inventario es útil para llevar un control de los equipos. (Jupiterimages/Creatas/Getty Images)

Ya sea que dirijas o seas parte del departamento de tecnología en una empresa o tengas una pequeña red doméstica, es importante saber qué hardware y software tienes en cada computadora que mantengas. Un inventario puede ayudarte a administrar y realizar un seguimiento de las compras, las versiones, los números de serie y licencias para las partes y el software, las fechas de garantía y los proveedores y las fechas de instalación, actualización o de eliminación. Mientras que los sistemas comerciales de inventario, como "SoftInventive Lab's Total Network Inventory" o "Magneto Software's Global Network Inventory", formatean automáticamente las entradas para brindar facilidad de uso y control, también puedes utilizar hojas de cálculo sencillas para realizar la tarea.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Necesitarás

  • Programa de hoja de cálculo
  • Programa informático de perfiles
  • Programa de gestión de inventario
  • Rotulador
  • Etiquetas numeradas de activo

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Instrucciones

    Instrucciones

  1. 1

    Identifica cuántos equipos tienes para administrar. Si el número es relativamente pequeño (por ejemplo, una red doméstica con 3 o 4 equipos), puede ser más rentable utilizar una hoja de cálculo que comprar un programa de gestión de inventario, que proporciona características más necesarias para organizaciones que deben administrar un mayor número de computadoras.

  2. 2

    Utiliza el programa de gestión de inventario u hoja de cálculo para crear un registro de control para cada computadora que incluya todas las piezas de hardware y software que deban mantenerse. Agrega información que te facilite entender el estado actual de cada elemento (por ejemplo, números de etiqueta, fecha de compra, fecha de instalación -y su posterior actualización o eliminación-, el nombre de la persona que está utilizando el equipo o las licencias y la información de la versión o la fecha de la última reparación o servicio).

  3. 3

    Fija etiquetas de activos al hardware que coincida con las entradas en los registros de control. Si el elemento es demasiado pequeño para ponerle una etiqueta, utiliza un rotulador permanente para escribir el número sobre el mismo.

  4. 4

    Audita y perfila las computadoras periódicamente para confirmar que el número de licencias compradas coincida con la cantidad de computadoras en las que cada programa de software esta instalado.

  5. 5

    Revisa periódicamente los registros de control y re-perfila las computadoras para asegurarte de que los programas de actualización y mantenimiento de software se sigan correctamente y que el equipo se puede utilizar.

Consejos y advertencias

  • Cuando pongas una computadora fuera de servicio por cualquier razón, no borres el registro de control. En cambio, haz una nota en la que conste que el equipo ha sido separado por reparación, rotura o extravío.

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