Cómo administrar un proyecto de trabajo

Escrito por amber keefer | Traducido por nayadet salazar
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Cómo administrar un proyecto de trabajo
Antes de que empieces, sin embargo, necesitas determinar el alcance general del proyecto. (Digital Vision./Digital Vision/Getty Images)

Administrar un proyecto de trabajo, no importa si es simple o complejo, incluye planificar, establecer objetivos, visualizar un panorama más amplio y luego identificar y priorizar las etapas claves para ser completado. Antes de que empieces, sin embargo, necesitas determinar el alcance general del proyecto y luego trazar un enfoque estructurado antes de ejecutarlo. Para gestionar efectivamente cualquier proyecto, primero debes definirlo claramente, siguiendo los estándares establecidos para la administración.

Nivel de dificultad:
Moderadamente difícil

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Instrucciones

    Consejos para desarrollar un proyecto

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    Desarrolla un bosquejo del proyecto. Consigue estimaciones para el mismo de gente informada en el área o de reportes previos de proyectos similares. Considera los gastos y los plazos de manera realista. Recuerda que probablemente tendrás que hacer algunos cambios en varias etapas mientras avanza el proyecto; sin embargo, con el fin de mantener el proyecto, tanto dentro de los plazos como del presupuesto, evita hacer grandes cambios después de que el proyecto esté en marcha.

    Cómo administrar un proyecto de trabajo
    Desarrolla un bosquejo del proyecto. (Michael Blann/Digital Vision/Getty Images)
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    Considera las ventajas y desventajas de un plan o metodología en particular. Determina que tipos de recursos estarán disponibles y luego define cada paso del proyecto en términos de lo que hará, cuánto tiempo estimado tomará y quién completará cada tarea. Averigua qué límites de presupuesto tendrás, además de que herramientas, equipo, talento y apoyo de equipo estará a tu disposición para ayudarte a completar el proyecto.

    Cómo administrar un proyecto de trabajo
    Considera las ventajas y desventajas de un plan o metodología en particular. (Jupiterimages/Comstock/Getty Images)
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    Crea un método para registrar el progreso del plan, incluyendo los costos. Puede ser necesario para hacer cambios, lo cual podría afectar el costo y los plazos para la realización en algún punto. Documenta todos los cambios, explicando por qué cada uno de ellos era necesario. Mantén registros detallados de cómo los cambios afectaron la fecha de finalización prevista y el presupuesto.

    Cómo administrar un proyecto de trabajo
    Crea un método para registrar el progreso del plan, incluyendo los costos. (Digital Vision./Photodisc/Getty Images)
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    Asigna responsabilidad dividiendo el proyecto en fases y tareas más pequeñas. Cada persona debería enfocarse en una tarea a la vez más que de todo el proyecto al mismo tiempo. Asegúrate de que todos en el equipo están involucrados en el proyecto y entienden el propósito de su tarea y que tienen claro que se espera que hagan cada una de ellas. Mantén a todos los miembros del equipo a cargo de su trabajo.

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    Asigna una fecha límite para cada tarea, pero no con demasiada anticipación. Los plazos reducidos te permiten identificar más rápidamente si cualquier aspecto del proyecto se está retrasando. Sin embargo, evita tratar de hacer demasiados cambios al mismo tiempo.

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    Mantén a todos involucrados de las actualizaciones a medida que el proyecto avanza. Para que un proyecto tenga éxito, todos los participantes deben ser conscientes de lo que hacen los demás. Un gerente de proyecto debe saber cuánto trabajo está aún pendiente en cada punto a lo largo de la duración del trabajo. Programa reuniones semanales para discutir el estado actual del proyecto. Para que un proyecto tenga éxito, se requiere de la participación y el apoyo de todo el equipo del proyecto. Da a todos los miembros la oportunidad de hablar para que puedan realizar sus aportes.

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    Emplea estándares claros de comunicación para el proyecto desde el principio. A menudo, la necesidad de hacer cambios en las últimas etapas de un proyecto se puede evitar si los miembros del equipo del proyecto participan en la planificación desde el inicio. De esta manera habrá menos posibilidades de una mala comunicación. Para que un proyecto se realice a tiempo y dentro del presupuesto, es necesario mantener las diversas etapas acorde con los objetivos. El papel de un gerente de proyecto es mantenerlo enfocado. Él o ella debe ser competente en la toma de decisiones rápidas cuando surja la necesidad.

Consejos y advertencias

  • Dos claves importantes para el éxito de cualquier proyecto es la planificación cuidadosa y la comunicación activa desde el principio.
  • Permitir que un proyecto se retrase puede ser un error costoso. Los estudios demuestran que los proyectos que se retrasan, incluso durante las primeras etapas, son difíciles de encauzar de vuelta a tiempo.
  • Las horas extraordinarias pueden ser una opción práctica cuando un proyecto comienza a retrasarse. Sin embargo, debe considerarse si el presupuesto del proyecto puede manejar el costo adicional. Una alternativa podría ser el uso de los recursos asignados originalmente para un aspecto menos importante del proyecto, permitiendo que los fondos se utilicen de manera más productiva.
  • Pasar a la acción correctiva no es lo mismo que confiar en un plan de contingencia. Los problemas son inevitables en cualquier proyecto. Sin embargo, la comparación de dónde estás en el proyecto con el lugar dónde deberías estar puede mantener la perspectiva de las cosas. Sólo entonces se puede decidir hacia dónde ir desde allí. La mayoría de los problemas surgen debido a planes mal guiados.
  • Puedes acelerar el ritmo de un proyecto mediante la re-programación de algunas fases, que normalmente se completan en la secuencia, que se produzca al mismo tiempo. Otra opción es volver a examinar las prioridades y la escala de nuevo en menos características esenciales del proyecto.
  • Asegúrate de no subestimar la magnitud del proyecto en la etapa de planificación. Después de que el proyecto esté en marcha, trabaja para identificar las causas de los problemas que surjan. Determinar el "por qué" es fundamental para el éxito de un proyecto.
  • Evita verte en la posición de extender la fecha límite en un proyecto o buscando fondos adicionales para un proyecto que ya ha superado su presupuesto. Sin embargo, deberías considerar establecer cualquier contingencia de antemano en proyectos relacionados con servicios al público.

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