¿Cómo afecta el control de inventario los gastos de operación?

Escrito por anne harris | Traducido por laura de alba
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¿Cómo afecta el control de inventario los gastos de operación?
Aprende más información sobre los controles de inventarios. (Stockbyte/Stockbyte/Getty Images)

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Terminología del control de inventarios

Es muy útil conocer el lenguaje del control de inventarios y no es nada difícil. Estos términos se pueden considerar favorables, no favorables o neutrales según cómo afecten tu habilidad para obtener un beneficio.

Favorable ACTIVO: algo que tiene un valor en el libro hoy y que creará un beneficio pronto. EFECTIVO: la forma más líquida y deseable de activo. INGRESO: el dinero de los clientes paga por sus compras.

No favorable CANCELACIÓN: las peores noticias que un negocio puede obtener; eso significa que algo en la hoja de balance que solía tener un valor ya no lo tiene; es una pérdida inmediata del beneficio. EXCESO DE INVENTARIO: demasiado inventario significa efectivo parado y seguramente una cancelación. INVENTARIO OBSOLETO: el inventario viejo que ya no tiene valor y debe ser cancelado. MERMA: inventario pobremente controlado o hurtado que ya no existe y debe ser cancelado. GASTO: el costo diario de manejar un negocio que reduce el beneficio en cualquier período dado. INVENTARIO: los productos necesarios para crear algo que vender; el inventario alguna vez fue efectivo líquido.

Neutral LIBRO O LIBROS: jerga para el establecimiento de ingresos y la hoja de balance; antes de las computadoras, las finanzas de la compañía de hecho eran registradas en un conjunto de libros. ESTABLECIMIENTO DE INGRESOS: un reporte mensual y anual que muestra cuánto dinero ha hecho ofrecido un negocio (como una imagen que se mueve). ESTABLECIMIENTO DE BALANCE: un reporte anual y mensual que muestra cuánto vale un negocio (como una fotografía). VALOR DEL LIBRO: la cantidad de dinero que se dice que vale un activo en la hoja de balances. COSTO DE VENTAS: el total de cada gasto que se crea por lo que haya sido vendido en ese periodo. AUDITORÍA: el proceso de revisión y reporte provisto por una firma de contabilidad pública.

Niveles de inventario óptimos preservan el efectivo y reducen los gastos

Los negocios son creados para hacer dinero. En muchos negocios, la mayor pérdida de dinero es el inventario. El inventario solía ser efectivo hasta que fue utilizado para comprar materiales necesarios para crear productos para vender. Comprar menos inventario significa más efectivo a la mano para utilizar para otras cosas y mantener a un negocio funcionando en tiempos difíciles.

El inventario más pequeño necesario para crear ventas también disminuye el riesgo de que nunca genere ninguna venta porque: 1) hay demasiado de él a la mano, 2) se vuelve obsoleto y sin valor, y 3) es hurtado o no rastreado. El inventario también requiere un lugar para ser colocado. El almacén del inventario y pagarle a las personas para cuidarlo representa costos de operación significativos. Éstos gastos de operación son necesarios para proteger la inversión de la compañía, pero menos inventario significa menos gastos de operación en el control de inventarios.

Los industriales japoneses utilizaron este concepto de optimización para acercarse a la perfección en la década de 1980 con su sistema de inventario JIT (Justo A Tiempo, por su nombre en inglés). Requería una red amplia de gerentes con el mismo pensamiento que cooperaban tan bien que los fabricantes sabían con gran precisión cuánto inventario se necesitaría cada día para crear los productos a la venta, y los proveedores estaban dispuestos a entregar sólo esa cantidad diariamente. Los gastos de operación para el control de inventarios fueron virtualmente eliminados. La pérdida de beneficios debido a las cancelaciones por exceso, encogimiento o inventario obsoleto ya no eran un problema.

Quienes somos estadounidenses tendemos a operar poco demasiado independientemente de un sistema JIT para trabajar aquí. Pero invertir tan poco efectivo en inventario como sea posible, almacenarlo en un lugar seguro y rastrear sus movimientos o la falta de ellos puede incrementar significativamente los beneficios preservando los activos líquidos, reduciendo las cancelaciones y obteniendo la mayor utilidad posible de un par de costos de operación para el control de inventarios que son necesarios.

Control de inventarios: un gasto que se paga a sí mismo

Existen tres tipos de inventarios: gastado, fijo y valorado. El inventario gastado es regularmente comprado en cantidades triviales, sujeto a controles de presupuesto. Se reconoce como una reducción de beneficios en el periodo en que es comprado. Este tipo de inventarios es regularmente enjaulado y despachado mientras es necesario para evitar que se lo roben y para desalentar el uso casual, pero no tiene valor de libro. Los activos fijos son artículos caros como las computadoras y los muebles que tienen una vida útil larga. El costo es gastado sobre un periodo de meses o años según la depreciación hasta que ya no tengan ningún valor de libro. El inventario valorado es diferente. Se compra para convertirse en mercancía de ventas o en bienes terminados. Se le asigna un valor cuando es recibido y otro valor mientras evoluciona de materias primas para trabajar en el proceso hasta bienes terminados. Se mantiene en los libros como un activo hasta que es enviado y fluye a través del establecimiento de ingresos como el costo de ventas de bienes. A menos, sin embargo, que no se venda. Entonces debe de ser cancelado como un golpe directo en las líneas finales. Esto regularmente ocurre cuando una auditoría exterior determina que está ausente o no tiene valor.

Así que cada dólar en efectivo que es gastado para el inventario valuado es un dólar atado y un dólar esperando en convertirse en cancelación. Menor inventario chica más efectivo a la mano y menos riesgo financiero. El inventario que necesita ser adquirido para generar ventas es un inversión en el futuro de la compañía que debe protegerse contra las pérdidas. Un incremento en los gastos de operación y una sobrecarga para fundar un sistema de control de inventarios es una parte inevitable de cualquier estrategia de prevención de pérdidas.

Menos inventario a mano significa menos inventarios que controlar. Aunque transportar algo de inventario es necesario. Es una protección de activos valiosa. La protección cuesta dinero. Y en este caso, ahorra dinero también.

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