Cómo agregar notificaciones por correo electrónico a una lista en SharePoint

Escrito por erica leigh | Traducido por elizabeth funes
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Cómo agregar notificaciones por correo electrónico a una lista en SharePoint
Pc. (Ciaran Griffin/Stockbyte/Getty Images)

Una vez que ya has abierto el sitio de Microsoft SharePoint, puedes notar rápidamente que es difícil hacer un seguimiento de todos los cambios en la información, tareas y listas de contactos. En vez de hacer estar buscando actualizaciones constantemente, puedes programar una notificación de correo electrónico que te informe cuando se realice cualquier cambio.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

  1. 1

    Navega por la lista de SharePoint para elegir qué alarmas de correo electrónico quieres programar. En el lado izquierdo de la barra, cerca de la parte superior de la pantalla, haz clic en "Acciones". Selecciona "Alertarme" del menú desplegable que aparece.

  2. 2

    En la página Nueva alerta, en el cuadro de texto al lado de "Título de Alerta", introduce un nombre. Si utilizas las alertas frecuentemente, ponle un título que sea fácilmente identificable para poder editarlo luego.

  3. 3

    junto a "Enviar alertas a", verifica que la información de contacto es correcta. Si tienes permisos para administrar las alertas de otros usuarios, puedes agregar otros usuarios a esta lista y ellos recibirán el mismo alerta. (Si bien puedes enviar las alertas a otros usuarios de SharePoint, no hay forma de evitar que ellos cancelen la suscripción a tus alertas. Si incluyes a otros, ingresa sus nombres al lado de "Enviar alertas a". Utiliza el ícono para corroborar los nombres en la parte inferior del cuadro de texto para revisar que hayas introducidos los nombres de usuarios correctos, y utiliza el ícono del buscador si no puedes encontrar alguno).

  4. 4

    Al lado de "Tipo de cambio", selecciona los tipos de cambios para los cuales quieres recibir los alertas.

  5. 5

    Junto a "Cuándo enviar alertas", escoge la frecuencia de las alarmas por correo. Si seleccionas "semanalmente", por ejemplo, SharePoint grabará cada cambio relevante cuando suceda, pero te lo notificará sólo una vez por semana.

  6. 6

    Haz clic en "OK".

Consejos y advertencias

  • Elimina las alertas indeseadas o hazle cambios haciendo clic en la tecla junto a tu nombre en la parte superior derecha de cualquier pantalla SharePoint y selecciona "Mi Configuración". En la pantalla que se abrió selecciona "Mis Alertas".
  • Aplica las mismas direcciones en los documentos de la biblioteca para obtener alertas con los cambios. Pasando el mouse sobre cualquier documento de la biblioteca y haciendo clic en el menú desplegable aparece la tecla, puedes incluso elegir ser avisado de los cambios en los documentos individuales.
  • El tutorial da instrucciones para SharePoint 2007.

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