Perfil del trabajo de un administrador de proyectos

Un administrador de proyectos por lo general asiste a un gerente de proyecto o líder mediante la realización de muchas de las tareas administrativas necesarias para el buen funcionamiento del proyecto. El administrador del proyecto también puede ser llamado a dar apoyo administrativo a los miembros del equipo del proyecto, a través de tareas como la programación de reuniones, organizando eventos, tomando actas, creando presentaciones y mucho más.

Los administradores de proyectos pueden tener un diploma de bachillerato y varios años de experiencia laboral en gestión de proyectos, con un mínimo frecuente de 4 a 6. Las personas que deseen adquirir más responsabilidad podrían considerar estudiar para un certificado en administración de proyectos del Instituto de Administración de Proyectos, como un Asociado Certificado en Administración de Proyectos o certificado de Profesional en Administración de Proyectos.

Un administrador de proyectos será responsable de todas las tareas de organización y administración involucradas en el proyecto, incluyendo, pero no limitadas, a la programación, la coordinación de las reuniones, la organización de documentos y actas pertinentes, realización de llamadas, creación de presentaciones de PowerPoint, actualizaciones del calendario del proyecto, así como mantener informados a todos los miembros clave del proyecto sobre todo lo relevante.

Para ser un administrador de proyectos eficaz, el candidato debe ser organizado y orientado a los detalles, con la voluntad de hacer seguimientos por teléfono, correo electrónico o en persona, según sea necesario. Se debe poseer un buen ojo para el detalle y ser capaz de ayudar tanto al director del proyecto y su segundo, y cualquier otro miembro que requiera soporte administrativo. El asistente de proyecto debe poseer un alto nivel de comunicación oral, escrita y saber computación, así como ser eficiente y capaz de priorizar todas las tareas.

Un administrador de proyectos debe ser capaz de utilizar el software de programación para realizar un seguimiento de las fechas clave que participan en el proyecto, reuniones, fiestas, tiempo del personal fuera, y así sucesivamente. Él debe tener excelentes habilidades en procesamiento de textos, hojas de cálculo y habilidades en software de presentación. Debe ser capaz de producir presentaciones atractivas e informes para el director del proyecto y asegurarse de que todos los archivos, tanto digitales como físicos pertenecientes al proyecto, estén organizados y listos para entregar.

Un administrador de proyectos debe seguir correctamente las instrucciones, pero también ser capaz de tomar la iniciativa. Debe ayudar al director del proyecto al operar y administrar el proyecto de manera cotidiana, incluyendo las comunicaciones y organizar todos los materiales del proyecto. Un administrador eficaz de los proyectos debe ser cómodo trabajando en un entorno muy ocupado, y a veces estresante, y ser capaz de contribuir, como parte de un equipo, a apoyar la totalidad del equipo. Debe ser capaz de realizar múltiples tareas, priorizar y cumplir con los plazos rápidos, según sea necesario. Debe ser puntual, fiable y tomar buenas notas en las reuniones, las cuales después deberá pulir y entregar a todos los miembros del equipo para ayudar a mantener a todos informados.