Archivos vinculados de Excel en SharePoint

Escrito por janice uwujaren | Traducido por juliana star
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Archivos vinculados de Excel en SharePoint
Archivos vinculados de Excel en SharePoint. (Jupiterimages/Polka Dot/Getty Images)

Una característica notable en SharePoint es la capacidad de vincular archivos locales de Excel de tu computadora a un objeto lista en SharePoint. Microsoft ofrece dos opciones para manejar los cambios en la lista de SharePoint usando un archivo de Excel vinculado: sincronizar la lista y descartar los cambios y actualizar. La primera opción te permite sincronizar cambios locales a la lista de SharePoint de manera que ambos archivos coincidan. La segunda rechaza los cambios locales y actualiza el archivo de Excel local con los datos de la lista.

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Consideración

El proceso de vincular archivos de Excel en SharePoint es simple pero no sucede automáticamente. Cuando existen cambios, Excel no te indica que debas sincronizar los cambios locales con la lista en SharePoint. Sin embargo cuando abres el archivo, Excel mostrará un aviso indicando que el documento contiene cambios locales no sincronizados. Siempre debes recordar sincronizar las listas o descartar los cambios usando una de las dos opciones para administrar cambios en listas. Esto permitirá mantener copias consistentes de forma local y en SharePoint.

Complemento de sincronización de listas de SharePoint para Excel 2007

En las versiones 2007 y 2010 de Excel, la capacidad de vincular datos de este último a listas de SharePoint está en desuso. Ahora Access es el nuevo método preferido para escribir datos en listas de SharePoint. Si bien vincular archivos de Excel 2007 y 2010 en SharePoint está mal visto, aún puedes hacerlo instalando el complemento de sincronización de listas de SharePoint para Excel 2007. Este complemento permite la sincronización de datos de Excel con las listas de SharePoint creando un botón en la pestaña de "Herramientas de tabla" en la cinta de Office en Excel.

Resolución de conflictos y errores

Al comenzar el proceso de sincronización si existen conflictos entre el archivo local de Excel y la lista de datos de SharePoint, aparecerá un cuadro de diálogo de resolución de conflictos y errores en Excel que te dará la opción de resolver los conflictos individualmente o todos a la vez. No existen ventajas o desventajas específicas al usar cualquiera de estas opciones, es cuestión de preferencia.

Eliminación del vínculo

Puedes usar la opción "Desvincular mi lista" para detener la sincronización de los cambios de tu archivo de Excel local con la lista de SharePoint. Para activar esta opción selecciona "Desvincular mi lista" del menú de lista de la barra de herramientas. Este cambio no evitará que continúes haciendo actualizaciones en el archivo local de Excel. Sin embargo ya no podrás sincronizar los datos locales con la lista en SharePoint. Al usar esta opción asegúrate de querer mantener las copias de las listas de forma separada.

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