Cómo atender el teléfono profesionalmente

Escrito por tanya robertson | Traducido por juan ignacio ceviño
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Cómo atender el teléfono profesionalmente
Siempre deberías sonreír cuando contestes el teléfono. (Jupiterimages/Pixland/Getty Images)

Cuando se ejecuta un negocio, es vital contestar los teléfonos de una manera profesional y cortés. El teléfono sigue siendo el principal medio de comunicación entre la mayoría de las empresas y sus clientes. Si lees revisiones de los negocios generadas por el cliente, te darás cuenta de que los clientes tienden a formar una opinión general de una empresa basada en la forma en que fueron tratados en el teléfono. Los clientes hacen juicios basados ​​en el número de timbres antes de que sus llamadas son contestadas, la forma en que son recibidos en el teléfono, cuánto tiempo está en suspenso y si están satisfechos con el final de la llamada.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Instrucciones

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    Levanta el teléfono antes de que el tercer timbre. Si bien esto puede no ser siempre posible, este debe ser el objetivo general. Los clientes lo ven como poco profesional si sus llamadas no son contestadas rápidamente. Incluso si no puedes llegar a la llamada de inmediato, por lo menos atiende al cliente y pídele que espere un momento.

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    Contesta el teléfono de una manera profesional. Para la mayoría de las empresas, un saludo estándar es lo que mejor funciona, y es posible que desees aplicar la política de empresa universal donde todas las llamadas son contestadas de la misma manera. Utiliza un simple saludo que incluya el nombre de la empresa y preguntas cómo puedes ayudar. Por ejemplo, podrías decir algo en el sentido de, "Buenas noches y gracias por llamar XXX Compañía. ¿En qué puedo ayudarle?"

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    Escucha atentamente mientras el cliente está hablando. Los clientes se sienten molestos cuando no se siente que la otra persona está prestando atención a ellos o se les pide varias veces que repita lo que acaba de decir. Evita realizar múltiples tareas mientras hablas por teléfono, y dale al cliente la totalidad de tu atención.

  4. 4

    Sonríe mientras hablas. Cuando sonríes, te encuentras más agradable a través del teléfono y los clientes responden positivamente a esto. Además, permanece siempre agradable y cortés en todo momento, incluso cuando el cliente está furioso y no sea agradable.

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    Habla despacio y con claridad al explicar las cosas al cliente. Los clientes no quieren sentir prisa, como si estuvieras tratando de apurar el teléfono. Es especialmente importante que hables despacio y con claridad, mientras que explicas procesos largos o están repasando las políticas de la empresa. Quieres explicar a fondo a fin de que el cliente entienda completamente y no se quede con dudas persistentes.

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