Cómo automatizar documentos de Word

Escrito por foye robinson | Traducido por gabriela nungaray
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Cómo automatizar documentos de Word
Los macros te ayudan a hacer tareas repetitivas en segundos. (Jupiterimages/Pixland/Getty Images)

Puedes automatizar tus documentos de Microsoft Word mediante la creación de macros. Éstos pueden ayudar a completar una serie de tareas, como editar y formatear o acciones que se manejan manualmente. Puedes tomar varios minutos para completar las tareas repetitivas, que una macro puede completar en cuestión de segundos para ti. Puedes configurar una macro para que se ejecute cuando utilizas una tecla de método abreviado o comando en la barra de herramientas de Word, y hacer que la automatización esté disponible para uno o todos los documentos de Word.

Nivel de dificultad:
Moderadamente difícil

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Instrucciones

  1. 1

    Abre un documento nuevo o ya existente en Microsoft Word.

  2. 2

    Crea una macro para la serie de tareas que deseas automatizar, haz clic en "Herramientas", "Macro" y "Grabar nueva macro."

  3. 3

    Escribe el nombre de la macro en el cuadro de diálogo de "Grabar Macro". Este puede ser alfanumérico, pero no puede incluir espacios, caracteres especiales (tales como guiones o asteriscos), o comenzar con un número.

  4. 4

    Elige dónde deseas almacenar la macro mediante la selección de la lista desplegable de "Guardar macro en". Escoge "Todos los documentos (Normal.dot)" para hacer la macro accesible a todos los documentos de Word. Para sólo automatizar el documento en el archivo actual, elige el nombre del documento de la lista.

  5. 5

    Asigna la automatización de la macro a una barra de herramientas seleccionando el botón "Barras de herramientas" en el cuadro de diálogo "Grabar Macro". A continuación, haz clic en la pestaña "Comandos" y arrastra el comando de la macro en la barra de herramientas.

  6. 6

    Asigna la automatización para el teclado haciendo clic en el botón de "teclado" en el cuadro de diálogo de "Grabar Macro". Ve al cuadro de diálogo "Presiona nueva tecla de acceso directo" y mantén pulsadas las teclas (en el teclado) que te gustaría utilizar. Haz clic en "Asignar" y pulsa "Cerrar". La barra de herramientas "Detener grabación" se abrirá en tu página.

  7. 7

    Empieza a grabar las tareas que deseas automatizar. Puedes, por ejemplo, realizar una combinación de correspondencia en Word para crear sobres personalizados desde una libreta de direcciones específica, configurarlos a "alimentación manual" para imprimir, imprimirlos, guardar el archivo y cerrarlo.

  8. 8

    Haz clic en el botón "Detener grabación" en la barra de herramientas "Detener grabación" cuando hayas terminado.

  9. 9

    Ejecuta la macro haciendo clic en el comando de la macro en la barra de herramientas o utilizando las teclas de acceso directo que estableciste para la macro. Si lo prefieres, también puedes ejecutar la macro haciendo clic en "Herramientas" y "Macro" (atajo: "Alt" y más "F8") y luego seleccionar la macro de la lista y hacer clic en "Ejecutar".

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