Cómo hacer el balance y actualizar el libro contable general

Escrito por drew nelson | Traducido por natalia navarro
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Cómo hacer el balance y actualizar el libro contable general
Aprende a llevar un libro contable a la perfección. (Jupiterimages/Photos.com/Getty Images)

El libro contable general es donde se unen toda la información del sistema de contabilidad y los registros de una compañía, y donde se publican todas las transacciones. También es de donde sale la información de declaración financiera (hoja de balance, declaración de ingresos y declaración de flujos de efectivo). El libro contable debe mantenerse en balance y actualizado, para que los registros de contabilidad sean completos y precisos.

Nivel de dificultad:
Moderadamente difícil

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Instrucciones

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    Determina si el libro contable general está en balance. Periódicamente, normalmente de forma mensual, se hará el balance y se cerrarán los libros de una compañía. Esto significa que se hace cualquier entrada de ajuste necesaria para el balance del libro contable. Las declaraciones financieras se toman del libro contable general. Las entradas de cierre se hacen para establecer los balances iniciales para el siguiente periodo (eso es, actualizar el libro contable). Las entradas de cierre no deberían hacerse hasta que el libro contable general esté en balance para el periodo actual. Si los balances iniciales son incorrectos para periodos subsecuentes, continuarán así para todos los periodos siguientes hasta que se hagan los ajustes correctos.

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    Haz un informe de balance de prueba que muestre los balances iniciales y finales. Si el total del balance inicial no es de cero, haz de nuevo el informe de balance de prueba. El periodo donde los balances iniciales igualan a cero es donde ocurren primero los problemas de fuera de balance.

  3. 3

    Usando el rango de fecha en cuestión, imprime el informe de la fuente de detalles del libro contable general para todos los diarios y tandas.

  4. 4

    Revisa el informe de fuente de detalles del libro contable general e identifica cualquier entrada que no sea de doble sentido. Cuando encuentres una, necesitarás remitirte al impreso original de la caja registradora para identificar qué porción de la entrada falta.

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    Se necesitará una entrada unilateral para poner la porción que falta de la entrada. Para hacerla, probablemente necesitarás derechos de supervisor al sistema.

  6. 6

    Para hacer la entrada de ajuste en el diario general, introduce el diario, el número de tanda y la fecha de publicación del registro. En los campos de entrada de datos, pon sólo las cuentas y los datos que faltan. Una vez que estas entradas se completen, imprime el diario general y la actualización.

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    Confirma que ya no estás fuera de balance. Compara los balances finales para el informe de prueba para ese periodo.

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    Repite todo el proceso para cada periodo subsecuente hasta que llegues al periodo actual y no estés más fuera de balance. Yendo hacia adelante, sólo deberías necesitar trabajar con el periodo actual, dado que has corregido todos los periodos previos y no cerrarás los libros sin hacer primero el balance del libro contable general.

    Debería tenerse en cuenta que el libro contable general puede estar en balance y seguir siendo incorrecto; esto sucede cuando los débitos igualan a los créditos, pero se han hecho publicaciones a las cuentas equivocadas.

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