Cómo usar la caja chica

Escrito por shandell williams | Traducido por patricia a. palma
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Cómo usar la caja chica
La caja chica es un fondo destinado a los departamentos dentro de una empresa. (BananaStock/BananaStock/Getty Images)

La caja chica es un fondo destinado a los departamentos dentro de una empresa. Los empleadores asignan fondos que se utilizarán para necesidades y ciertos gastos de mercadotecnia. Este dinero por lo general se entrega a un determinado individuo, que tiene acceso y da cuenta de la utilización de la caja chica. Ésta nunca debe utilizarse por razones personales, ya que esto constituye un robo; todos los empleadores establecen directrices sobre cómo usar la caja chica. Lleva un registro exacto y utiliza el dinero siguiendo los lineamientos establecidos por tu empresa.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Necesitarás

  • Una caja de seguridad
  • Recibos
  • Hoja de cálculo

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Instrucciones

    Cómo usar la caja chica

  1. 1

    El dinero de la caja chica siempre debe ser colocado en una caja de seguridad con clave guardada lejos del acceso público. Coloca el dinero en un sobre e imprime o escribe el importe inicial y la fecha en la parte delantera.

  2. 2

    Guarda todos los recibos que respalden el uso del dinero; esto es vital para fines de auditoría. Debido a que la caja chica se va a utilizar para el negocio, tendrás que contar el dinero durante la temporada de impuestos.

  3. 3

    Escribe el nuevo total en la parte frontal del sobre cada vez que utilices la caja chica, y guarda los recibos en el mismo sobre del dinero en efectivo.

  4. 4

    Escanea una copia de los recibos de la caja chica y crea una carpeta en tu ordenador para guardarlos. En caso de robo, tendrás un registro. Para crear una nueva carpeta, haz clic con el botón derecho del ratón en "Nuevo" y luego en "Carpeta". Nombra la carpeta "Recibos de caja chica".

  5. 5

    Crea una hoja de cálculo o utiliza un bloc de notas para documentar cada vez que utilices la caja chica. Ésta se puede utilizar para mercadotecnia, por ejemplo, o podrías utilizarla para financiar un almuerzo de negocios. También se puede utilizar para comprar artículos de oficina, como tinta para la impresora o tarros de caramelos para los clientes. Esto debe ser documentado con precisión y al momento de cada compra. Incluye la fecha, el importe y el motivo de la compra y, si era para un almuerzo de negocios, incluye el número de personas que asistieron. Cuanto más detallado seas, más fácil te resultará componer la caja chica después de usarla.

Consejos y advertencias

  • Guarda la caja chica en un gabinete para archivos con llave.
  • No permitas que cualquier persona que trabaje fuera sepa que tienes acceso a la caja chica.
  • Nunca utilices la caja chica para cualquier motivo que no sea comercial.

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