Cómo calcular una nómina manualmente

Escrito por natalie grace | Traducido por verónica sánchez fang
Cómo calcular una nómina manualmente

Una nómina manual requiere de una ejecución precisa.

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Una nómina manual se realiza totalmente a mano; un sistema interno computarizado incluye una nómina del personal en el lugar de trabajo y el uso de software de nómina, y un sistema externo consiste en la externalización de la nómina de pago a un proveedor de servicios de nómina. Este último sistema hábilmente puede procesar la nómina para cualquier número de empleados. Un sistema de nómina manual es recomendado si tu nómina es pequeña, de menos de 10 empleados. Si mantienes esto en mente y entiendes los procedimientos de tramitación de nóminas y las leyes de impuestos de nómina, puedes procesar manualmente una nómina con éxito.

Nivel de dificultad:
Difícil

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Necesitarás

  • Una circular E del IRS
  • Tablas estatales de retención de impuestos
  • Hoja de asistencia/tarjeta para fichar

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Instrucciones

  1. 1

    Ten en cuenta el pago de los empleados por hora. Por lo general, los empleados por horas completan una hoja de asistencia o fichan con una tarjeta. Asegúrate de que el empleado y su supervisor (si corresponde) firme la hoja de asistencia.

  2. 2

    Paga regularmente los salarios para cada empleado las primeras 40 horas de trabajo y las horas extras --1,5 veces que las horas ordinarias-- por horas extraordinarias trabajadas. Por ejemplo, imagina que tienes un empleado que gana $12 por hora y su hoja de asistencia refleja de lunes a sábado: entrada a las 8: 30 a.m., salida para el almuerza a las 12: 30 p.m., entrada del almuerzo a la 1: 30 p.m., salida a las 5: 30. Réstale una hora para comer. Págale ocho horas por cada día, lo que equivale a 48 horas durante la semana. El cálculo de pago regular es el siguiente: 8 horas x 5 días (de lunes a viernes) = 40 horas x $12 la hora = $480 de pago regular bruto. Para pago de horas extras calcula: 8 horas x 1 día (sábado) x $18 = $144 extra de salario bruto.

  3. 3

    Determina el salario de los trabajadores. Los trabajadores asalariados se les paga lo mismo cada fecha de pago. A veces, puede ser que tengas que deducir o prorratear su salario, como cuando es un nuevo empleado y los casos de terminación, o cuando el empleado ha tenido más días de prestación de los permitidos. Prorratea la paga del asalariado en base a su tasa diaria o salario por hora. Por ejemplo, si gana $63.000 anuales, pagados cada dos semanas. Calcula la tasa por hora: $63.000/26 periodos de pago cada dos semanas / 10 días/ 8 horas = $39,29 por hora. Calcula la tasa diaria: $63.000/26 periodos de pago cada dos semanas/ 10 días = $242,31/por día.

  4. 4

    Resta las deducciones legales, tales como los impuestos y embargos de salarios. El impuesto sobre la renta federal del empleado se basa en su estado civil y número de ingresos registrados en el Formulario W-4 y en las tablas de retención de impuestos que aparecen en la Circular E del IRS (siglas en inglés de Servicio de Impuestos Internos). Usa ya sea el soporte de los salarios o el método de porcentaje para calcular el impuesto. Realiza la retención de impuestos de Seguro Social en un 6,2 por ciento del ingreso bruto de cada empleado, hasta la base del salario anual de $106,800. Retén el impuesto de Medicare en un 1,45 por ciento de todos los salarios brutos. Si se aplican los impuestos estatales, utiliza el formulario estatal y las tablas de retención de impuestos estatales para calcular el impuesto. Para los embargos de salarios, sigue las instrucciones que aparecen en la documentación y deduce en consecuencia.

  5. 5

    Reduce deducciones voluntarias, tales como cuotas de estacionamiento, beneficios de salud y contribuciones de retiro. El resultado es la paga neta del empleado.

Consejos y advertencias

  • Paga días de beneficio tales como por vacaciones, enfermedad y días festivos a los empleados en la cuota de pago regular.
  • Algunos negocios pagan el doble por hora a sus empleados asalariados por las horas trabajadas en los días festivos reconocidos por la compañía, pero la ley del trabajo no requiere que lo hagan.

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