Cómo calcular las retenciones de nómina

Escrito por w d adkins | Traducido por ehow contributor
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Calcular la nómina es una de las tareas esenciales de contabilidad que cualquier negocio debe realizar regularmente. El proceso utilizado para calcular las retenciones de nómina no ha cambiado mucho en las últimas décadas, aunque ahora incluso las empresas muy pequeñas utilizan computadoras para realizar los cálculos reales. Es muy importante entender los pasos individuales que se utilizan para calcular las retenciones de nómina, tanto para monitorear y controlar los costos de mano de obra, como para detectar errores potencialmente costosos. Siempre revisa la nómina antes de distribuir los cheques. Con solo presionar una tecla se puede cometer el error de convertir un cheque de US$400 en uno de US$4000.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Necesitarás

  • Calculadora
  • Formulario W-4
  • Publicación 15 del IRS

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Instrucciones

  1. 1

    Totaliza el sueldo bruto del empleado para el período de pago. Esto incluye: el pago por hora regular o salario, horas extras, propinas, comisiones y otras compensaciones tributables. No incluyas reembolsos (gastos de viaje, por ejemplo), incluso si son adjuntados en el cheque de pago. Agrégalos después de que todas las retenciones de nómina sean calculadas y deducidas.

  2. 2

    Usa el formulario W-4 del empleado para calcular el número y el monto de exenciones de retención. Si un empleado no presentó un formulario W-4, asume cero descuentos de la retención. El importe de la exención de retención total es el número de exenciones de retención multiplicado por el monto de una exención, por la duración del período de pago. Por ejemplo: asume que, en el 2008, el monto de sueldo semanal para un empleado fue de US$67,61. Si un empleado reclamó dos exenciones de retención, esto fue 2 veces US$67,61 o US$ 135,22. Consulta la versión del año en curso de la publicación 15, circular E del IRS para los importes de exenciones de retención (ver Recursos).

  3. 3

    Calcula la ganancia imponible para el impuesto federal al ingreso. Resta la exención de retención total del salario bruto. Luego resta otras deducciones, como contribuciones a una cuenta de jubilación con impuestos diferidos. Esto te da la ganancia imponible para calcular el impuesto federal al ingreso a retener. Por ejemplo, si a un empleado asalariado semanal con dos exenciones (del paso 2) gana US$600, y contribuye con US$50 a una cuenta de jubilación, la ganancia imponible es de US$600 menos (US$135,22 + US$50,00) o US$414,78.

  4. 4

    Calcula el impuesto federal al ingreso a ser retenido. Este impuesto se basa en una serie de categorías impositivas, con mayores porcentajes de retención a medida que aumenta el ingreso. Utiliza las tablas en la publicación 15, circular E para calcular el monto del impuesto federal al ingreso a retener. Por ejemplo, si el ingreso imponible semanal del empleado fue US$ 414,78 (del paso 3), entonces el impuesto federal al ingreso llega a 0 para los primeros US$ 51, 10% del monto de US$ 51 a US$ 198 (US$ 14,70) y 15% del monto por encima de US$ 198 (US$ 32,52), para un total de US$ 47,22. Finalmente, suma algún monto adicional que el empleado haya solicitado que deba ser retenido en su formulario W-4.

  5. 5

    Calcula el impuesto de Seguro Social y Medicare que se deba retener. Comienza con los salarios brutos (no hay exenciones de retención para Seguro Social/Medicare). El impuesto de Seguro Social es de 6,2% del salario bruto para los primeros US$102000 ganados (límite de 2008). Una vez que se alcanza el límite, no deduzcas más impuesto de seguro social. No hay límite de impuestos de Medicare, que es 1,45% de los ingresos brutos.

  6. 6

    Calcula las retenciones de nómina para el impuesto estatal al ingreso y otros elementos, tales como las contribuciones a planes de retiro o seguros de salud. La fórmula para este impuesto varía de estado a estado, y necesitarás las instrucciones del Departamento de Impuestos (o Ingresos) de tu estado. Una vez que hayas averiguado estos elementos, resta la retención de cada elemento del salario bruto. Suma los reembolsos no imponibles para encontrar el salario neto (el monto del sueldo del empleado).

Consejos y advertencias

  • Además de las retenciones de nómina, una empresa es responsable de varios elementos sobre la base de los salarios de los empleados, pero que son pagados por el empleador. Estos incluyen los impuestos correspondientes al Seguro Social/Medicare, desempleo (FUTA y SUTA) y contribuciones del empleador para el seguro médico y planes de pensión o participación en beneficios.

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