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¿Qué es un campo en Microsoft Access?

Escrito por nora tarr | Traducido por daniela laura arjones
¿Qué es un campo en Microsoft Access?

Los campos hacen accesibles tus datos.

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Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la información con respecto a información de los empleados de una empresa, un registro sería la información relacionada a un solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número de seguridad social.

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Consideraciones de tamaño

Un campo es un segmento de la información que cuando se agrupa con otros segmentos relacionados, proporciona un registro detallado de un objeto específico. Dividir la información en incrementos más pequeños hace que sea más fácil trabajar con los datos. Por ejemplo, es más fácil de crear letras y sus correspondientes etiquetas de correo si tienes tres campos para nombre, como "Señor" "John", "Smith" en lugar de agrupados como "Sr. John Smith", sobre todo si quieres el saludo de una carta para leer, "Querido John" y quieres dirigir la carta al "Sr. John Smith".

Los campos mantienen los datos donde se espera

En Microsoft Access los registros (grupos de campos) se muestran como filas y los campos individuales se muestran en columnas. El campo también designa e identifica la información exacta acerca de una persona o cosa. También indica a la base de datos donde se inicia cierta información y donde termina. Un campo etiquetado, "Nombre" identifica la información real (las letras que componen el nombre) y designa el punto en el que comienza el primer nombre y donde termina.

Los campos organizan tus datos

Los campos proporcionan una manera de organizar y ordenar la información particular de una base de datos. Usando un nombre de empleado como un ejemplo, puede haber tres campos involucrados, y cada campo especifica dónde comienza el primer nombre y dónde termina, y lo separa del segundo nombre o apellido. En una base de datos Microsoft Access, puedes enumerar los nombres de los empleados sobre la base de criterios seleccionados para agrupar a todos los empleados que residen en un determinado estado, y luego recogen en los grupos por el apellido de la "A" a la "Z".

Diferenciación

El campo también diferencia entre un registro de la información y otros. Recuerda que un registro es un conjunto de campos que contienen valores relacionados con un tema en particular, como un empleado nuevo. En la situación en la que hay un empleado con el mismo nombre y apellido, puede ser un tercer campo, como el nombre de sufijo (Jr., Esq., M.D.) que diferenciaría entre los dos nombres similares (John Smith, y John Smith, Jr.). Además, puede haber un campo creado en la base de datos que es para la "fecha de contratación". Este campo de fecha de contratación podría ser utilizado para llevar a cabo la clasificación, filtrado y selección de ciertos registros (empleados específicos) que cumplan con los criterios seleccionados específicos (fecha en que fueron contratados).

Confusión de campos

De vez en cuando, la gente puede hacer referencia al campo como un área de carga de datos en un formulario en línea. Esto no es totalmente exacto; sin embargo, debido a que el campo en sí es en realidad parte de una tabla subyacente en Microsoft Access, donde la información se almacena en la base de datos. El campo donde introduces los datos en el formulario es en realidad un método utilizado para recoger los datos para proporcionar valores para los campos en los registros individuales.

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