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Características de una secretaria

Escrito por bonnie conrad | Traducido por karolynne gardim
Características de una secretaria

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Si planeas trabajar como una secretaria o una auxiliar administrativa, necesitas asegurarte de que tienes los conocimientos adecuados. El papel de la secretaria y asistente administrativa han cambiado rápidamente en los últimos años y las habilidades que esas personas necesitan también han evolucionado. Entender cuáles destrezas y habilidades son más importantes pueden hacer tu búsqueda de empleo más fácil y exitosa.

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Habilidades en computación

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La mayoría del trabajo secretarial es hecho ahora en computadoras, por lo que los secretarias deben tener sólidos conocimientos de computación. Estas habilidades incluyen la capacidad de utilizar los principales paquetes de software de oficina como Microsoft Office. Las aspirantes a ser secretarias deberían familiarizarse con las diferentes versiones de Microsoft Office, ya que no todas las empresas utilizan la última versión.

Buenas habilidades de comunicación

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Las secretarias necesitan tener sólidas habilidades de comunicación, tanto escritas como verbales. A menudo son llamadas a comunicarse en representación de sus jefes y necesitan ser capaces de presentarse a sí mismas y a sus empleadores de la mejor manera posible. A las secretarias a menudo se les solicita redactar cartas con sólo un mínimo de instrucción de sus jefes. Esto significa que deben tener un excelente dominio del idioma Inglés y una sólida comprensión de la etiqueta del negocio y formatos de comunicación adecuados de negocios. La necesidad de una excelente comunicación se extiende a todas las áreas, desde las comunicaciones relativamente informales como el correo electrónico y mensajería instantánea, hasta las propuestas y cartas formales de negocios.

Digitación y habilidades administrativas

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Las secretarias necesitan tener habilidades de digitación muy fuertes, ya que una buena parte de su día pasan digitando cartas, memorandos, correos electrónicos y otras comunicaciones escritas. Muchos empleadores exigen que las solicitantes de secretaría tomen una prueba de digitación, así que prepárate y practica tus habilidades de digitación antes de la entrevista. Muchas secretarias también realizan funciones administrativas, como contabilidad básica y de nómina. Fuertes habilidades matemáticas son importantes en las profesiones secretariales, por lo que perfeccionar esas habilidades es muy importante.

Habilidades personales

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Fuertes habilidades interpersonales son esenciales para cualquier secretaria o asistente administrativa. Estas personas trabajan habitualmente con un número de diferentes departamentos y tienen que ser capaces de llevarse bien con todos en la organización con el fin de hacer sus labores con eficacia. Las secretarias también trabajan con personas ajenas a la organización, actuando a menudo como sustitutas de sus jefes. Una actitud amable y la habilidad de llevarse bien con otros es esencial para este trabajo.

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