Cultura y ciencia

¿Cómo hacer una carta de envío?

Escrito por kenneth w. michael wills | Traducido por maría j. caballero
¿Cómo hacer una carta de envío?

Hacer una carta de envío requiere una comunicación precisa en un formato breve.

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Una carta de envío es una comunicación importante, pero concisa que introduce y explica otro documento o conjunto de documentos que la acompañan. El objetivo de la carta de envío es esbozar el documento adjunto, explicar su propósito y resumir los puntos clave. La carta es generalmente breve, consta de una sola página en la mayoría de los casos y puede pedir la opinión en relación con el documento adjunto, si es necesario. Además, la transmisión puede perfilar los plazos de las actuaciones solicitadas y podrá especificar los contactos adecuados con respecto a las preguntas o preocupaciones con el documento adjunto. Enviarás la carta de envío con el documento o dirigirás al lector a dónde puede obtener una copia del documento. Nunca adjuntes la carta de envío al documento que acompaña.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

  1. 1

    Escribe tu párrafo introductorio para introducir el tema y los documentos que acompañan la carta de envío. Quieres expresar el título y el propósito de los documentos examinados y aclarar al lector previsto. Asegúrate de incluir quién autorizó el contenido de los documentos y cuándo; habla de cómo el contenido de los documentos cumple con las metas y objetivos generales relacionados con el tema que abordan los documentos.

  2. 2

    Arma el párrafo del cuerpo para delinear y discutir brevemente los métodos empleados para llegar a la conclusión en los documentos adjuntos. Señala los resultados obtenidos al término del proyecto que el documento analiza e incluye todos los puntos principales y los posibles imprevistos durante el transcurso del proyecto. Articula las principales conclusiones alcanzadas en los documentos y la lista de las recomendaciones que señalan los documentos.

  3. 3

    Termina tu carta de envío con un párrafo final que se centre en los reconocimientos de cualquier ayuda recibida para compilar los documentos adjuntos. Asegúrate de decirle a tu público que estás disponible para ayudar en la interpretación de las conclusiones del informe y para llevar a cabo nuevos trabajos donde se requiera. Termina con todas las recomendaciones necesarias y los comentarios personales si es apropiado.

Consejos y advertencias

  • Al escribir una carta de envío, debes utilizar el formato de la carta comercial correcto limitado a una carta de una página si es posible, a un solo espacio. La carta de envío debe emplear un lenguaje no técnico, mientras se discute cómo el alcance de los documentos adjuntos ayuda a cumplir o no con las metas generales y objetivos relacionados con su tema.
  • Si el informe al que te refieres no se incluye debido tal vez a que es extensivo para imprimirlo, asegúrate de dirigir a tu lector a dónde puede encontrarlo en tu párrafo final.

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