Cinco objetivos claves del director administrativo

Escrito por joseph gabon | Traducido por francisco roca
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Cinco objetivos claves del director administrativo
El director administrativo ayuda a que todos los departamentos cumplan sus funciones. (Jupiterimages/liquidlibrary/Getty Images)

Un director administrativo desempeña un papel crucial en el funcionamiento de las operaciones de negocios de una organización. Se asegura de que todos los departamentos trabajen unidos mientras atiende las diversas necesidades operativas de cada departamento. El director administrativo es responsable de todas las tareas de la oficina, incluyendo las relaciones con los clientes, el apoyo a otros departamentos y las responsabilidades administrativas, como la recopilación de información, la redacción de minutas, la correspondencia y el mantenimiento de registros.

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Coordinación de departamentos

El principal objetivo de un director administrativo es coordinar a todos los departamentos de una organización o de un proyecto. El director administrativo asegura que cada departamento reciba la información importante y de que se mantengan al día con los acontecimientos futuros. El director administrativo tiene las listas de los correos electrónicos y los contactos de todos los departamentos, haciendo la difusión de información más rápida y eficaz.

Servicio de apoyo

Un director administrativo ofrece servicios de apoyo a la oficina y asegura los lugares de reunión, reserva las horas y escribe informes sobre varios proyectos. También lleva las minutas en las reuniones oficiales y envía una copia a cada uno a los principales ejecutivos involucrados. También coordina la compra y suministro de material de oficina y equipo. El director administrativo recibe las solicitudes de los artículos que necesitan todos los departamentos y se asegura que el personal tenga los materiales necesarios solicitados.

Canales de comunicación

La comunicación es una función clave que desempeña el director administrativo. Éste proporciona los canales de comunicación y los mantiene abiertos y accesibles a todos los miembros del personal. El director administrativo también está a cargo del conmutador de una compañía, el cual coordina todas las llamadas entrantes y salientes. Se asegura de que el conmutador esté operativo y sea efectivo al jugar un papel de supervisión. En las pequeñas empresas el director administrativo comparte a la recepcionista mientras que en las grandes organizaciones la recepcionista trabaja bajo la supervisión del director administrativo. El mostrador de recepción es el área donde los visitantes primero interactúan con la empresa y por lo tanto es muy importante para comunicar la imagen de la empresa. Un director administrativo está involucrado en la comunicación tanto interna como externa, en nombre de la organización.

Productividad de los empleados

La administración de los empleados es un objetivo clave de un director administrativo. El director administrativo comunica los proyectos al personal y asigna funciones al trabajar con los líderes dentro de los departamentos. También comunica las expectativas del trabajo y evalúa continuamente la productividad y da retroalimentación sobre el desempeño de los miembros del personal. El director administrativo también coordina las entrevistas, la contratación y la capacitación del personal administrativo. En una organización con un departamento de recursos humanos, el director administrativo proporciona una función de apoyo.

Administración financiera

El director administrativo también ayuda en la administración financiera. Cuando el departamento de finanzas prepara un presupuesto, el director administrativo ayuda elaborando un estimado de todas las necesidades de la oficina y presentando estas cifras. En una pequeña empresa, el director administrativo está encargado de las finanzas, y estima las necesidades y los gastos y luego elabora un presupuesto. También compila los informes financieros para que la organización tenga una forma efectiva de planear los gastos financieros.

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