Aproximación

El primer componente de comunicación proactiva se refiere a la aproximación o el mecanismo utilizado para la entrega de tu mensaje. Hay una variedad de enfoques que puedes utilizar al crear un mensaje. Determinar un enfoque te obliga a analizar el objetivo de tu mensaje. Pregúntate si estás buscando informar, persuadir, entretener o alguna combinación de estas intenciones. Con estos objetivos en mente, puedes seleccionar un formato idóneo para transmitir tu mensaje. Por ejemplo, el enfoque de un discurso para entretener podría ser crear una presentación corta, salpicada de humor utilizando objetos como apoyo y un vestuario. Un discurso para informar puede requerir ayudas visuales para transmitir claramente el contenido de la información presentada.

Audiencia

Una vez que hayas seleccionado una manera de hacerlo, es importante tener en cuenta la audiencia. La audiencia determinará el tipo de contenido utilizado en la presentación de tu mensaje. Por ejemplo, una presentación sobre el acoso escolar para estudiantes de segundo grado tendrá probablemente muy diferente contenido de una presentación a un grupo de eruditos en sociología. Ten en cuenta la edad, ingresos, interés, antecedentes culturales, educación y género al analizar tu audiencia.

Planea

La preparación es crucial en la comunicación proactiva. Haz un esquema de la presentación antes de escribir o practicar la transmisión del mensaje. Esto logra un par de cosas: te ayuda a asegurarte de que toda la información que necesitas presentar está incluida en el mensaje. También te permite organizar la información de una manera fácil de entender y procesar. Finalmente, te facilita la presentación, ya que tendrá una línea de pensamiento lógica a diferencia de una presentación improvisada. La preparación puede requerir de varios borradores, pero al final habrá valido la pena el trabajo.

Ensayo

La comunicación proactiva eficaz requiere de ensayo. Para aumentar tu credibilidad en la entrega del mensajes, debes presentarlo de una manera profesional y pulida. La entrega eficaz, permite a los destinatarios de tu mensaje procesar la información sin la interferencia de "ruido" o distracciones, tales como los rellenos verbales, los tropiezos o los ticks no verbales. Practica la exposición de tu mensaje frente a un espejo, o grábalo para reproducirlo. Esto te permite hacer la corrección de la forma en que lo presentarás para que sea más eficaz.

Efectividad de la comunicación proactiva

La comunicación proactiva es una de las estrategias más eficaces disponibles. Ayuda a asegurar que tu mensaje sea fácil de entender, lo que es esencial para recibir retroalimentación constructiva y entablar un diálogo significativo. También ahorra tiempo a largo plazo al anticipar las posibles objeciones al mensaje presentado y resolverlas, lo que permite a la conversación proceder más allá de las objeciones iniciales y a una mayor exploración de un tema determinado. También establece más credibilidad para el portador del mensaje. En un mundo donde se utiliza la comunicación proactiva, los mensajes presentados parecen ser más pensados y apoyados, lo que ayuda a ganar respeto para la persona que expone el mensaje.