Conceptos básicos de contabilidad para Excel

Escrito por osmond vitez | Traducido por mariano abrach
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Conceptos básicos de contabilidad para Excel
Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo que ha revolucionado la profesión contable, al permitir realizar automáticamente muchas tareas que se hacían a mano. (BananaStock/BananaStock/Getty Images)

Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo que ha revolucionado la profesión contable. Muchas de las tareas de contabilidad que se hacían a mano en libros de papel ahora se introducen en hojas de cálculo de Excel que calculan los totales automáticamente. Excel también se integra con la mayoría de los programas de software de contabilidad, aumentando la utilidad y la capacidad de las hojas de cálculo. Tres características básicas e importantes de las hojas de cálculo de Excel son las capacidades de importación/exportación, las plantillas y el análisis financiero.

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Importación/exportación de información

La mayoría de los programas de software de contabilidad utilizados por las empresas tienen la capacidad de integración mediante importación y exportación de las transacciones financieras. Las hojas de cálculo también se pueden utilizar para transferir información entre el software operativo de empresas y el software de contabilidad, mediante las funciones de exportación/importación de los programas.

La información financiera se importa al software de contabilidad, creando primero una hoja de cálculo de Excel que contiene números, códigos de cuenta y cualquier otra información requerida por el programa de contabilidad. La información luego se sube con la función de importación del software de contabilidad, con la información financiera que se introduce automáticamente en el libro mayor electrónico.

La exportación de información es similar al proceso de importación, con los pasos simplemente invertidos. Los informes financieros son seleccionados para la exportación a la hoja de cálculo, descargado en el Excel, y revisados ​​por los contadores.

Plantillas

Los contadores pueden diseñar o utilizar plantillas pre-hechas de Excel para exportar información desde el software de contabilidad de la empresa. Las plantillas de las hojas de cálculo van desde estados financieros, hojas de flujo de efectivo, o análisis de razones financieras. Estas hojas de cálculo también pueden ser utilizadas por los gerentes para revisar la información financiera interna y tomar decisiones.

Los contadores prefieren plantillas de hojas de cálculo porque se pueden ajustar fácilmente por cambios en las operaciones de la empresa o por la solicitación de información adicional de los gerentes. Otra característica útil de las plantillas para los contadores es la capacidad de bloquear celdas de hojas de cálculo enteras, limitando el acceso de una persona a cambiar la información en la hoja de cálculo.

Tendencias financiera

Otra característica importante de Excel es la vinculación de hojas de cálculo con información financiera específica para crear un análisis de tendencias. Después de exportar la información necesaria, los contadores vincularán meses o años en una sola hoja de cálculo para que los gerentes puedan revisar la historia de las transacciones financieras relacionadas, lo que les permitirá tomar decisiones de negocio más informadas. Las plantillas de hojas de cálculo también se pueden vincular para propósitos de las tendencias; o bien, los contadores pueden insertar columnas en la hoja de cálculo e incluir información adicional que muestre una tendencia de partidas específicas en el informe financiero. Independientemente del método que se utilice, la hoja de cálculo de tendencias ha incrementado en gran medida la capacidad de presentación de informes financieros para los contadores.

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