Cómo configurar un sistema contable computarizado para un nuevo negocio

Escrito por kay mortimer | Traducido por mary gomez
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Cómo configurar un sistema contable computarizado para un nuevo negocio
Observa lo fácil que puede ser utilizar una computadora para la contabilidad. (computer image by Orlando Florin Rosu from Fotolia.com)

Ya sea que estés comenzando un nuevo negocio o buscando mejorar tu negocio existente, un sistema de contabilidad computarizado te ahorrará tiempo y dinero. Mantener registros precisos es esencial, no solo para informar a los inversionistas y agencias gubernamentales, sino también para mejorar la gestión y la visión para ti, el dueño del negocio. Un sistema de contabilidad computarizado muestra rápidamente justo dónde se encuentra tu negocio en términos de presupuesto, ingresos, gastos y rentabilidad.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Investiga sobre diferentes opciones de software de contabilidad para tu negocio, como Peachtree, QuickBooks y MYOB (Mind Your Own Business). Tienen similitudes y diferencias, pero todos pueden manejar tu contabilidad.

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    Evalúa las características de cada uno, compaginándolos con tu negocio. Por ejemplo, si vas a tener empleados, asegúrate de que tu software tenga capacidad de nómina.

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    Reúne los documentos de tu organización. Estos incluyen los artículos de incorporación, registro estatal y la carta EIN federal del IRS.

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    Introduce el nombre legal de tu empresa, EIN o SSN. Los propietarios únicos pueden utilizar su número de Seguro Social si no tienen un EIN. Ingresa toda la otra información de la compañía, incluyendo los números de licencia comercial y tu número de retención de impuestos estatales.

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    Ingresa tu formulario de información de declaración de impuestos. Por ejemplo, si eres una sociedad, elije el Formulario 1065, si eres una organización sin fines de lucro, elije el Formulario 990.

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    Personaliza tus preferencias. Por ejemplo, "Presionar Enter entre los Campos" es una opción que elimina la necesidad de Utilizar la tecla "Tab" para moverse entre los campos.

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    Configura tu Plan General de Contabilidad. Estos son los nombres (y algunas veces los números) de tus activos, pasivos, patrimonio neto, cuentas de ingresos y gastos. Los activos son las cosas que posee la empresa como dinero en efectivo, inventario y equipo. Los pasivos son lo que tu empresa debe como préstamos. Las cuentas patrimoniales muestran el patrimonio de tu empresa. Las cuentas de ingresos registran tus ventas. Las cuentas de gastos incluyen diversas categorías de gastos del negocio como publicidad, material de oficina y el costo de los bienes vendidos.

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    Configura las funciones personalizadas que necesita tu negocio. Por ejemplo, si vendes mercancía, debes configurar Inventario. Si tienes empleados, necesitarás una nómina.

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    Asegúrate de que la configuración de la nómina o de otros impuestos, identifica correctamente las cuentas y organismos apropiados para los impuestos retenidos y deducciones de nómina. Por ejemplo, una manera de hacerlo es creando todos los impuestos de retención federal para el Formulario 941 para ir a una cuenta de pasivo denominada "Impuestos por pagar 941". Asegúrate de que cada elemento de la nómina aplicable se asocie con estas cuentas. En el caso de la nómina, también existen impuestos del empleador, y estos deben cargarse a una cuenta de gastos adecuada como "Gatos de impuestos de nómina".

Consejos y advertencias

  • Utiliza tu software de contabilidad para todas tus transacciones comerciales. Después de haber introducido los datos, los informes podrán mostrarte dónde está tu negocio con solo un clic de tu ratón. Modifica la configuración predeterminada del software según tus necesidades. Consulta a un profesional de impuestos o contador certificado para consejos adicionales.
  • Realiza copias de seguridad periódicas y mantén una fuera del sitio, de preferencia en una caja fuerte o de seguridad.

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