Consejos para la organización de facturas y recibos

Escrito por cindy phillips | Traducido por enrique pereira vivas
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Consejos para la organización de facturas y recibos
La organización de las facturas y recibos ahora puede pagar dividendos en el futuro. (George Doyle/Stockbyte/Getty Images)

Los montones de facturas y recibos pueden crecer rápidamente. Cuando te enfrentas a un montón de papeleo, la tarea de organizarlo puede parecer desalentador. Antes de abordar la tarea, diseña un sistema y adquiere las herramientas necesarias para que funcione. Una vez que hayas reducido la pila de papeles y establezcas un proceso simplificado, el verdadero truco es permanecer implementándolo para que el desorden no vuelva a ocurrir.

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Sistema de presentación

En primer lugar, decide sobre el sistema de archivo que va a funcionar para ti. Puede ser tan simple como una carpeta de acordeón con ranuras para cada mes, o un archivador lleno de carpetas. Determina si te sientes más cómodo archivando las facturas y los recibos por orden cronológico o alfabéticamente. La clave para que un sistema funcione es elegir uno con el cual te sientas cómodo de utilizar. Una vez que determines un sistema, el etiquetado es la clave para hacer que funcione. Las carpetas deben ser marcadas con una letra del alfabeto o los meses del año. Ningún sistema de archivo ayudará si no puedes encontrar los artículos cuando los necesitas.

Una vez que tu sistema de archivo está configurado, archiva todas las facturas y recibos pagados. Engrapa los recibos a las facturas pagadas cuando sea el caso para mantenerlas juntas. No archives las facturas pendientes de pago; éstas deben mantenerse separadas hasta su pago.

Acciones diarias

El truco para mantener la organización es estar al tanto de las facturas y recibos al entrar en la casa u oficina. Ordena el correo cerca de un bote de basura para que el correo no deseado pueda ser eliminado inmediatamente. Cuando lleguen las facturas, ábrelas y desecha el sobre exterior y cualquier relleno que no sea necesario. Las facturas pendientes de pago a continuación deben presentarse en un archivo de vencimientos para realizar un seguimiento de cuándo deben ser pagadas. Para agilizar el proceso, escribe el cheque de una factura tan pronto como llegue. Sella el sobre y haz una nota en la parte exterior con la fecha en que tiene que ser enviado por correo. Guárdala en el archivo de vencimientos para esa fecha y simplemente envíala por correo a su vencimiento.

Fin de año

Al final del año, tendrás que hacer referencia a las facturas y recibos para los propósitos de impuestos. En este punto, es posible que desees archivarlas con la declaración de impuestos con el fin de que toda la información esté junta para ese año. Si hay facturas y recibos que no son aplicables a las declaraciones de impuestos, colócalas juntas para el almacenamiento. Etiqueta claramente la parte exterior de la caja con el año en caso de que tengas que consultarlas en el futuro.

Haz que tu sistema de archivo esté configurado y listo para funcionar al comienzo del año de manera que esté listo tan pronto como las nuevas facturas del año comiencen a llegar.

Misceláneos

Obtén una copia de las directrices así como la cantidad de tiempo que debes mantener las facturas y recibos en caso de una auditoría fiscal.

Compra una trituradora de papel de buena calidad para la destrucción de facturas y recibos, cuando ya no sean necesarias.

Haz una investigación de los sistemas de pago de facturas en línea que puedan eliminar el papel. Guarda los recibos y facturas digitalmente, pero utiliza un sistema de copia de seguridad para conservar los datos.

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