Consejos de servicio al cliente para recepcionistas

Escrito por charmayne smith | Traducido por natasha gonzález
Consejos de servicio al cliente para recepcionistas

La recepcionista debe ser una representante profesional, educada, cordial y eficiente de la empresa.

Jupiterimages/Comstock/Getty Images

Las recepcionistas son la primera impresión de la empresa. Ellas son las primeras personas con las que los clientes hablan o ven durante su visita o llamada. Las recepcionistas constituyen el enlace entre los clientes y el negocio. La interacción que los clientes tienen con la recepcionista puede hacer o romper la relación global de negocios. Por lo tanto, es importante que la recepcionista sea una representante profesional, educada, cordial y eficiente de la empresa.

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La entonación al recibir una llamada

A lo largo del día, la mayoría de las recepcionistas recibe una gran cantidad de llamadas telefónicas. Las personas que llaman pueden ser desde directores ejecutivos hasta clientes y proveedores. Es importante responder a las llamadas de manera agradable y que tu tono de voz lo refleje. Muchas veces, las personas no se dan cuenta de la impresión que el tono de voz tiene en el oyente. Es importante estar siempre al tanto de ello y hacer los ajustes oportunos cuando sea necesario.

El protocolo telefónico

Si bien la entonación es importante, el protocolo telefónico también tiene un lugar relevante si quieres ser una recepcionista exitosa. Es fundamental para saber como manejar cada llamada. Nunca debes comentar la conversación de una llamada telefónica previa o compararla con la llamada actual. Antes de poner una llamada en espera, pregúntale a la persona si la puedes poner en espera y espera su respuesta antes de hacerlo. Cuando retomes la llamada y antes de continuar con la conversación, agradécele a la persona por haberse tomado el tiempo de esperar. Dirígete a la persona que llama utilizando su nombre completo, a menos que insista en que lo llames de otra manera. Si tu empresa es más profesional que otro tipo de empresas, como una firma de abogados o una oficina médica, dirígete al cliente utilizando sólo su nombre formal.

La apariencia y el lenguaje corporal

Tu apariencia y tu lenguaje corporal son muy importantes cuando trabajas como recepcionista. Debes tener una apariencia muy pulcra. Siempre debes mantener limpios tu cabello, tus uñas y tu piel. La ropa debe estar limpia, combinar y no debe estar arrugada. Tu lenguaje corporal también debe demostrar que te interesa tu puesto de trabajo, la empresa y sus clientes. Cuando llegue un cliente, siéntate con la espalda recta y haz contacto visual con la persona. Si el cliente tiene que esperar, sonríe y ofrécele un asiento o una bebida. Debes darle la bienvenida. El cliente debe sentirse cómodo y confiado en que ha tomado la decisión de negocios correcta.

El equipamiento de la oficina

El tipo de negocio puede variar, pero el equipamiento en general seguirá siendo el mismo. Debes sentirte cómoda utilizando un sistema telefónico, ordenadores y otros equipos de oficina de la empresa. Si consideras que tus habilidades son insuficientes, tómate el tiempo para mejorarlas. Practica tu escritura y tus conocimientos de informática. Pide ayuda o entrenamiento de los sistemas que no dominas. Mejorar tus habilidades te permitirá avanzar en tu carrera y mejorar tu salario.

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