La contabilización de una adquisición de activos

Escrito por jennifer vanbaren | Traducido por enrique pereira vivas
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La contabilización de una adquisición de activos
Las empresas deben registrar una transacción cada vez que se compra un activo. (agriculture machinery image by Joann Cooper from Fotolia.com)

Cuando una empresa compra un activo, algunos procedimientos se deben seguir. La transacción debe ser registrada y, dependiendo del activo, es posible que tenga que ser objeto de amortización. Hay muchos tipos diferentes de activos disponibles para la compra, incluyendo seguros, maquinaria, tierra, material de oficina y mobiliario.

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Seguros prepagados

El seguro es un activo que las empresas suelen pagar por adelantado cada año. Si una compañía adquiere una póliza de seguro de 3.600 dólares que tiene una duración de un año, esta cantidad se registra con cargo a "Seguro prepagado" y con abono en efectivo. Este seguro se considera un activo hasta que se utilice debido a que, si la empresa decide cancelar la póliza, la aseguradora prorratea la cantidad y reembolsa a la empresa el importe no utilizado. Al final de cada mes, la empresa realiza un asiento de ajuste para ajustar la cantidad mensual agotada. El asiento de diario contabilizado al final de cada mes sería un cargo a "Gastos de Seguros" y un crédito a "Seguro prepagado".

Inventario

El inventario se considera también un activo. Cada vez que se compra un inventario, se carga la cuenta de "Inventario" por la cantidad utilizada y se acredita la cuenta de efectivo o cuentas por pagar. A medida que el inventario se vende, la cuenta "Inventario" se acredita para reducir la cantidad de inventario en la cuenta de activos. Ya sea la cuenta de "efectivo" o "cuentas por cobrar" se carga en el marco de esta entrada. Al final del año, las empresas están obligadas a llevar un conteo del inventario físico. Cuando este recuento se ha completado, la cuenta de "Inventario" está ajustada para reflejar el saldo real en la mano.

Material de oficina

Los suministros de oficina son un activo donde la mayoría de las empresas gastan dinero. Cuando se compran artículos de oficina, se carga la cuenta "Suministros de oficina" y se acredita la cuenta de "efectivo". Al final de cada mes, el material de oficina se cuenta y un asiento de ajuste se hace para reflejar la cantidad real de material de oficina a la mano.

Maquinaria y equipo

Cuando se compra una pieza grande de maquinaria o equipo, se debe registrar la transacción mediante la publicación de un cargo a una cuenta de "Activo" de todo lo que se compró y un crédito ya sea a la cuenta de "Efectivo" o "Préstamos por pagar". Cada año, la maquinaria o el equipo se deprecia mediante la publicación de un asiento de ajuste con un cargo a "Gastos de depreciación" y un abono a la cuenta "Amortización acumulada" de lo que el activo era. Para encontrar el valor en libros del activo, la cuenta "Activo" se reduce por el importe de la amortización acumulada.

Activos pequeños

Los activos pequeños no tienen que ser amortizados, se dan de baja inmediatamente en los libros como un gasto. Un ejemplo de esto podría ser una máquina de fax adquirida por una compañía por 100 dólares. En lugar de grabar esto como un activo, se registra la transacción como débito a "gastos de oficina" y abono a la cuenta "Efectivo". Si el activo es de bajo costo, la depreciación no es necesaria.

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