Cómo controlar múltiples usuarios en una hoja de cálculo Excel

Escrito por james highland
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Las hojas de cálculo Excel suelen ser el elemento vital de un proyecto. Su estructura de columnas hace que sea fácil organizar los cambios y controlar el progreso. A menudo, varias personas trabajan en un proyecto, y por tanto, muchos usuarios necesitan acceder a la misma hoja de cálculo de Excel. La mayoría de los archivos de computadora no pueden ser editados por más de una persona al mismo tiempo. Sin embargo, Excel está diseñado para permitir hojas de cálculo compartidas. Una vez que esta opción está activada, el programa se convierte en la herramienta ideal para gestionar datos entre varias personas.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Necesitarás

  • Microsoft Excel
  • Una red de computadoras

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Instrucciones

  1. 1

    Abre la hoja de cálculo Excel que quieres compartir entre múltiples usuarios.

  2. 2

    Haz clic en "Herramientas" y selecciona la opción "Compartir libro de trabajo". Aparecerá una ventana emergente.

  3. 3

    Coloca una marca en la caja que aparece en la parte superior de la pestaña "Edición" en la ventana emergente "Compartir libro de trabajo".

  4. 4

    Haz clic en la pestaña "Avanzado" en la parte superior de la ventana emergente "Compartir libro de trabajo". La ventana cambiará para mostrar la personalización del control de múltiples usuarios en una hoja de cálculo Excel.

  5. 5

    Elige las opciones que desees en la pestaña "Avanzado". Puedes cambiar la frecuencia con la que se actualiza el historial y controlar como se gestionan las actualizaciones.

  6. 6

    Haz clic en el botón "Aceptar". Excel guardará inmediatamente el libro de trabajo y mostrará un mensaje emergente para indicarlo. Ahora la hoja de cálculo Excel está configurada para manejar múltiples usuarios.

  7. 7

    Coloca la hoja de cálculo en un disco compartido de la red al que puedan acceder varias computadoras.

  8. 8

    Guarda la hoja de cálculo en cualquier otra computadora para ver los cambios hechos por otros usuarios que trabajan actualmente con el mismo archivo.

Consejos y advertencias

  • En caso de que dos usuarios editen las mismas celdas en el archivo Excel, se mostrará una pregunta emergente al segundo usuario que haya guardado la hoja de cálculo. Le notificará de que ha hecho cambios en una celda que ha sido modificada por otro usuario desde la última vez que guardó. El usuario podrá mantener los cambios, eliminando los del otro usuario, o eliminar sus últimos cambios. Esta es la forma de trabajar habitual cuando se comparten hojas de cálculo de Excel. Sin embargo, este comportamiento puede deshabilitarse en la pestaña "Avanzado" de la ventana "Compartir libro de trabajo".

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