Cómo convertir un listado de direcciones de Excel en etiquetas de direcciones

Escrito por louise balle | Traducido por paula ximena cassiraga
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Cómo convertir un listado de direcciones de Excel en etiquetas de direcciones
Microsoft Excel es útil cuando se trata de ingresar y administrar listados de información de direcciones. (Stockbyte/Stockbyte/Getty Images)

Microsoft Excel es útil cuando se trata de ingresar y administrar listados de información de direcciones. Pero si intentas imprimir tu lista dentro del programa en papel de etiquetas, será difícil alinear todo correctamente. La mejor manera de convertir tu listado de direcciones de Excel en etiquetas de correo es depositar la información de Excel en la herramienta de combinación de correspondencia de Microsoft Word.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Compra papel de etiquetas de direcciones. Toma nota del código de identificación de las etiquetas, que debería estar impreso en la parte delantera o posterior del paquete. Asegúrate de que el papel de etiquetas sea compatible con Microsoft Word.

  2. 2

    Guarda tu listado de direcciones de Excel en una carpeta de tu computadora llamada "Etiquetas de direcciones" o algo similar, en un lugar donde puedas encontrarla fácilmente. Cada entrada de dirección debería tener su propia fila con nombres en las columnas (por ejemplo, Nombre, Apellido, Dirección, Ciudad, Estado y Código Postal).

  3. 3

    Abre un documento en blanco en Microsoft Word. Haz clic en "Correspondencia" y luego "Comenzar combinación de correspondencia". Selecciona "Etiquetas" desde la lista de opciones. Aparecerá un cuadro de diálogo.

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    Escoge al vendedor que fabrica el papel de etiquetas que compraste desde el listado desplegable "Vendedores de etiquetas". Luego, encuentra y selecciona el código de identificación de las etiquetas del paquete debajo del listado "Número del producto". Presiona "OK".

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    Haz clic en "Seleccionar receptores" desde el menú "Correspondencia". Elige "Usar un listado existente", y luego encuentra el archivo Excel que guardaste en el Paso 2.

  6. 6

    Coloca tu cursor dentro de la primera etiqueta. Haz clic en "Insertar campo combinado". Todas las columnas (también llamadas campos) de tu archivo Excel se mostrarán en una lista. Escoge el primer campo (como por ejemplo "Nombre") para insertarlo en el primer cuadro de etiqueta. Repite esta acción para todos los campos, asegurándote de posicionarlos en la etiqueta donde quieras que la información aparezca impresa.

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    Guarda el archivo Word en tu carpeta "Etiquetas de direcciones" o algo similar.

  8. 8

    Haz clic en "Actualizar etiquetas" del menú "Correspondencia". Aparecerá la frase <<Próximo Registro>> enfrente de los campos de cada etiqueta en la página.

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    Presiona "Finalizar y combinar" en el menú "Correspondencia". Escoge "Editar documentos individuales", escribe los registros que quieras combinar en la página de etiquetas, y presiona "OK". Todas tus etiquetas con información de direcciones de tu hoja de Excel aparecerán en pantalla. Cuando quieras actualizar y guardar tu archivo en Excel, se actualizará automáticamente cuando crees tus etiquetas en Word; los dos archivos (el listado de Excel y la hoja de etiquetas de Word) están ahora enlazados.

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    Imprime tus etiquetas.

Consejos y advertencias

  • Estas instrucciones funcionan con Microsoft Word 2007 y cualquier versión de Excel. Si tienes una versión anterior de Word, puedes encontrar las opciones de combinación de correspondencia en "Herramientas" y "Cartas y correspondencia" del menú principal. Como alternativa, presiona "Ver" en el menú principal, y luego "Barras de herramientas" para abrir la herramienta de combinación de correspondencia.

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