Finanzas

Cómo crear una agenda de reuniones

Escrito por kendall olsen | Traducido por ehow contributor
Cómo crear una agenda de reuniones

Polka Dot RF/Polka Dot/Getty Images

Una agenda es una lista escrita de las tareas y temas de una reunión programada. Esta lista puede servir como marco para una reunión productiva, mantener grupos de ayuda en una tarea y lograr las cosas que hay que hacer. Las agendas que se preparan cuidadosamente antes de una reunión permitirán a los participantes completar la investigación de antecedentes antes de tiempo, agregar temas de interés o puntos de discusión, y pensar en ideas antes de llevarlas a la discusión. Las agendas preparadas debidamente crean reuniones más eficientes y empresas más productivas.

Nivel de dificultad:
Fácil

Instrucciones

  1. 1

    Crea una plantilla para la agenda de reunión que se pueda reutilizar en todo momento. Incluye espacios para la logística de la reunión, propósito, asistentes, expectativas de preparación y los temas de la agenda.

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    Completa la plantilla de la agenda listando la logística de la reunión. Incluye el tiempo de inicio y fin de la reunión, su fecha y lugar, quienes estarán presentes y una breve información biográfica de los participantes externos. Las reuniones en línea deben contener un aviso para iniciar la sesión unos minutos antes y cómo poner a prueba los sistemas de compatibilidad. Elimina las posibles preguntas proporcionando toda la información necesaria con anticipación.

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    Lista el propósito de la reunión y sus resultados deseados. Los participantes deben saber de antemano si se les va a solicitar que tomen una decisión, dar una opinión o una lluvia de ideas.

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    Agrega información relevante acerca de lo que los participantes deberán traer, listas de URLs u otros materiales de lectura que deben ser revisados ??antes de tiempo, así como la información sobre cómo acceder a los documentos pertinentes. Explica lo que los participantes deben hacer con anticipación para prepararse para la reunión.

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    Determina qué elementos deben incluirse en el programa y escribe títulos descriptivos para cada uno, indicando lo que se va a debatir. Todos los artículos deben tener un curso de acción para guiar a los participantes en la dirección correcta.

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    Usa verbos accionables para describir los temas de la agenda, como los que describen cómo llevar a cabo las tareas para alentar a los resultados tangibles durante la reunión.

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    Crea un orden lógico de un punto a otro a medida que agregues elementos a la agenda. Por ejemplo, puedes enumerar los temas de la agenda por el departamento, el orden de urgencia o cualquier tipo de organización que prefieras. Alterna temas difíciles con las tareas en forma rápida, sencilla y agradable para que los participantes puedan sentir una sensación de logro como los elementos que se han completado.

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    Escribe el tiempo aproximado que cada tema debe tener en la discusión al lado de cada tema del programa. Esto ayudará a mantener la reunión en pista. También incluye el nombre o las iniciales de la persona que se encargue de presentar la información.

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    Revisa la agenda de la reunión anterior para garantizar la continuidad y seguimiento a los temas anteriores.

Consejos y advertencias

  • Asegúrate de dejar espacio en torno a temas de una agenda para que los participantes tengan espacio para tomar notas.
  • No intentes acaparar demasiado en una sola reunión. Largas reuniones no deben ser causadas por largas agendas, en cambio, los temas deben ser explorados y debatidos en profundidad según sea necesario.
  • No dejes las decisiones importantes para lo último o éstas podrían no ser tomadas hasta que se considere una reunión de seguimiento.

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