Finanzas

Cómo crear un archivo contable en una hoja de cálculo

Escrito por anne hirsh
Cómo crear un archivo contable en una hoja de cálculo

Comstock/Comstock/Getty Images

Con las hojas de cálculo se hacen herramientas financieras útiles que pueden programarse para que se actualicen automáticamente y calculen tu saldo o totalicen cada vez que introduces nuevos datos. Las hojas de cálculo más comunes, como Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 y OpenOffice Calc, utilizan fórmulas (a veces llamadas funciones) expresadas de manera similar, aunque cada una tiene sus propias variaciones. La Numbers de Apple también es algo similar, pero algunas de las expresiones funcionan de manera distinta. Para fines contables, todo lo que necesitas es la función "SUM", por lo que, si este método no funciona en tu programa de hoja de cálculo, consulta el archivo de "Ayuda" para averiguar cómo usar esta función correctamente.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Necesitarás

  • Un software de hoja de cálculo

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Instrucciones

  1. 1

    Crea una hoja de cálculo en blanco en tu software de hojas de cálculo. Ajústala a una plantilla en blanco, sin formato, si es posible. Excel, 1-2-3 y Calc hacen esto por defecto, mientras que varias versiones de Numbers traen por defecto columnas con encabezamiento; debes escoger un estilo sin encabezamientos.

  2. 2

    Etiqueta la celda superior de las seis primeras columnas como "Fecha", "Identificador", "Memo", "Retiros", "Depósitos" y "Balance", respectivamente.

  3. 3

    Escribe tu saldo inicial en la celda que está directamente debajo de "Balance".

  4. 4

    Selecciona la celda que está directamente debajo de tu importe inicial ("E2", en la mayoría de los programas). Selecciona la fórmula "SUM" de las opciones disponibles o escribe "= SUM (" sin las comillas.

  5. 5

    Selecciona la celda con el balance, presiona el símbolo menos (guión) en el teclado y selecciona la segunda celda por debajo de "Retiros" (celda C3). Pulsa el símbolo más en el teclado y, a continuación, selecciona la segunda celda ubicada por debajo de "Depósitos" (celda D3).

  6. 6

    Pulsa "Enter" para completar la fórmula que le dice a la hoja de cálculo que reste el retiro del balance y le sume el depósito.

  7. 7

    Selecciona la tercera celda debajo del balance y repite la entrada de fórmula, utilizando el nuevo balance calculado en la fila 3 como la primera parte de la suma y las entradas para los depósitos y retiros en la fila actual para las cantidades que modifiques. La fórmula en esta celda debe aparecer como sigue: =SUM(E3-C4 + D4). El programa añade el paréntesis de cierre cuando presionas "Enter".

  8. 8

    Destaca las dos celdas en las que has introducido la fórmula. Coloca el apuntador del ratón sobre la esquina inferior izquierda de las celdas resaltadas hasta que aparezca un símbolo más o similar.

  9. 9

    Haz clic y mantenlo sobre el símbolo para arrastrar lo resaltado hasta la última fila de la hoja de cálculo o las filas que desees que la fórmula cubra. Esto automáticamente incluye las fórmulas en todas las celdas resaltadas basadas en el patrón de las dos originales. El relleno automático puede funcionar distinto en algunos programas, por lo que chequea el archivo de "Ayuda" si esto no funciona para ti.

  10. 10

    Ingresa tus datos en las columnas correspondientes, usando la columna "Identificador" para anotar números de cheques, números de confirmación de pagos automáticos o cualesquiera otros elementos que te ayudarán a hacerle seguimiento a los pagos. Utiliza la columna "Memo" como lo harías en un libro de contabilidad estándar de cheques para anotar la naturaleza del pago o depósito.

  11. 11

    Haz clic en la columna C y arrastra el ratón a la columna E para resaltar las tres columnas. Haz clic en el signo de dólar en tu barra de herramientas o consulta el archivo de ayuda del software para encontrar la manera de convertir el estilo de los números a uno de moneda.

Consejos y advertencias

  • Chequea los controles de "Estilos" o "Formato" en la hoja de cálculo para configurar fácilmente filas alternas con diferentes colores. Esto te ayudará a no perder de vista cuál línea de datos estás leyendo.
  • Muchos programas de hoja de cálculo tienen plantillas de libro de contabilidad que puedes descargar de forma gratuita y adaptarlas a tus necesidades de contabilidad financiera.

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