Cómo crear un Calendario de Grupo en Outlook

Escrito por eric jay toll | Traducido por paula ximena cassiraga
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Cómo crear un Calendario de Grupo en Outlook
Los Calendarios de Grupo te permiten seguir los horarios de los otros miembros del equipo.

Cuando organizas un equipo en el trabajo es útil saber qué hace cada uno y cuándo lo hace. Seguir los horarios de cada uno es útil para reuniones, la asignación de proyectos y asegurarse de que se cumplan los plazos. Puedes configurar un Calendario de Grupo en Outlook para seguir horarios. El Calendario de Grupo es una herramienta efectiva para equipos empresariales, horarios de oficina y funciones empresariales, y es una característica disponible sólo con Outlook en Microsoft Exchange Servers.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Abre Outlook.

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    Haz clic en el menú "Acción" y selecciona "Ver horarios de grupo". Esto abre una ventana con una lista de todos los horarios de grupos existentes.

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    Selecciona uno de los grupos o crea uno nuevo. Crear un nuevo grupo abre una ventana. Nombra al grupo y selecciona "OK".

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    Agrega miembros al grupo desde una libreta de direcciones, una fuente pública, como un directorio de la compañía, o individualmente. Los miembros del grupo por fuera del Exchange Server interno pueden agregarse, si están en un Exchange Server y "comparten" el calendario o publican sus calendarios en Internet, que es otra característica de Outlook. Haz doble clic en un nombre o arrastra y suelta uno en el campo "Para:".

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    Revisa los horarios seleccionando el menú "Acción" y escogiendo "Ver horarios de grupos", resaltando el horario apropiado y presionando "Abrir". Aparecerá una ventana con el nombre de cada miembro del grupo y su disponibilidad.

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    Usa el "Pedido de nueva reunión" para abrir una ventana de reunión. También puedes ver los horarios del grupo al crear la reunión. La opción "Horarios" en la cinta "Pedido de reunión" abre el calendario grupal para mostrar la disponibilidad de una hora de reunión común. Al enviar el "Pedido de reunión", sólo es necesario ingresar el nombre del grupo en el campo "Para". Outlook automáticamente completará las direcciones de correo electrónico.

Consejos y advertencias

  • Una red hogareña de computadora o una red que no sea Exchange Server puede superponer calendarios separados en Outlook 2007 y 2010, usando "Calendarios compartidos". Usar "Calendarios compartidos" en lugar de "Horarios grupales" permite que se muestren calendarios compartidos separados con toda la información de reunión disponible.
  • Los miembros del grupo deben mantener los calendarios Outlook en Exchange Server, de otra manera el sistema no puede mostrar los horarios exactos.
  • Las reuniones personales y privadas deben estar marcadas al crear el ítem en el calendario. Dependiendo de las opciones de seguridad del Exchange Server, mantener el cursor sobre los bloques "tentativo", "ocupado" o "fuera de la oficina" puede mostrar los detalles del calendario.

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