Cómo crear una carta de factura

Escrito por louise balle | Traducido por ehow contributor

Una carta de factura es una simple carta de tapa que se adjunta con una factura a la compañía que debe dinero. Esta carta puede ayudar a clarificar la deuda o dar firmes demandas de pago, especialmente en el caso de un cliente incumplidor. Además, puede usarse por el destinatario de bienes y servicios para explicar por qué todavía no se ha pagado una factura. Puedes crear tu propia carta de factura estándar, para enviarla fácilmente a los clientes y proveedores.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Escribe el encabezado de tu carta de la misma manera que una carta normal. Ingresa la fecha en la parte superior, luego deja un par de líneas vacías y escribe la dirección completa del receptor.

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    Deja otra línea y escribe "Re:" (sigla en inglés de "con respecto a") y la razón de tu carta. Esto puede ser "Pedido de pago", "Envío de factura" o simplemente el número de factura.

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    Incluye una oración de saludo, si tienes un nombre específico de contacto en la empresa. Por ejemplo, "Estimado Sr. Thompson".

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    Expándete en la razón de tu carta en la primera línea. Ve directamente al grano. "Por favor vea nuestra factura adjuntada #2224 de $110.65 por el envío de aparatos, del 2 de julio de 2010", es una primera línea simple y directa. Ésta debe ser corta.

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    Declara tus demandas y condiciones. Sé específico. Por ejemplo, puedes decir "De acuerdo a los términos y condiciones aceptados, la factura debe pagarse dentro de los 30 días de la fecha especificada más arriba".

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    Incluye más información sobre lo que sucederá si la factura no se paga a tiempo, si ésta es una carta dirigida a un deudor inclumplidor. "Usted podrá perder su descuento si la factura no se paga dentro de los 30 días. Tomaremos medidas agresivas para cobrar esta deuda, de ser necesario".

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    Incluye algún medio para que el cliente se contacte contigo, si tiene alguna duda sobre la factura. Éste puede ser un número telefónico, una dirección de correo electrónico o ambos. Termina la carta con un "Atentamente", junto con tu nombre completo y el nombre de la compañía.

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    Agrega la palabra "Adjunto" al final de la carta para informarle a tu destinatario que deberá encontrar una página adicional junto con la carta (la factura).

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    Mantén el mismo formato para enviar esta carta a un proveedor. Explícale por qué no has pagado a la fecha (o cuando planeas hacerlo) y pide más información en la carta, de ser necesario. Por ejemplo, "Estaremos felices de pagar su factura tan pronto como usted nos proporcione la siguiente información...". Esta información puede incluir una confirmación de envío o una lista más detallada de los productos y servicios proporcionados.

Consejos y advertencias

  • Usa "Mail Merge", en Microsoft Word, para crear tu carta de factura, si la usarás frecuentemente con distintos clientes (ve el enlace en Recursos).
  • Asegúrate de que tu dirección de facturación esté impresa claramente en la factura.

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