Cómo crear un diagrama de flujo de trabajo

Escrito por missy j. talbot | Traducido por ehow contributor
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Cómo crear un diagrama de flujo de trabajo
(top of the chart image by Steve Johnson from Fotolia.com)

Un diagrama de flujo de tiempo señala diferentes cosas al mismo tiempo. El esquema te muestra cómo se divide el trabajo en tu oficina o empresa. Cómo éste pasa entre las personas o de una estación a otra. También, cómo el trabajo se distribuye en el tiempo. Cómo los cambios del trabajo, que se ha completado, corresponden a los del tiempo estimado. Algunos empleadores utilizan un diagrama de tiempo del flujo de trabajo para asegurarse que el trabajo se lleva acabo a un ritmo aceptable.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Instrucciones

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    Haz una lista de los empleados o departamentos que hay en tu oficina o empresa. Dependiendo del tamaño de ésta, puedes tener de ocho a 10 empleados o de 8 a 10 departamentos -cada uno con sus propios empleados- o puedes tener otras cantidades diferentes. Si tienes varios empleados que hacen el mismo trabajo, agrúpalos. Sin embargo, si cada uno es responsable por un conjunto diferente de tareas, haz una lista por separado.

  2. 2

    Junto a la lista de los empleados o departamentos, haz otra donde menciones las diversas tareas de las que cada uno es responsable. Junto a cada tarea, estima la cantidad de tiempo que consideres adecuado para que se complete. Por ejemplo, si un empleado ejecuta tres tareas: clasifica el correo, lo envía y contesta el teléfono. Estima la cantidad de tiempo que consideres necesaria para que se lleve a cabo la tarea. Puedes considerar una, dos o 30 horas por semana.

  3. 3

    Por lo menos una vez a la semana, entrevista u observa a los empleados para dar seguimiento. Anota la cantidad de tiempo que cada uno emplea en las tareas asignadas. Esto debes hacerlo durante varias semanas. Si tienes una empresa grande, quizás necesites ayuda. Escribe la cantidad de tiempo real que le lleva al empleado concretar la tarea. Registra tus observaciones al lado del tiempo que has supuesto para que ellos ejecuten la tarea.

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    Elabora una gráfica circular para cada empleado, la cual representa la jornada laboral del día o de la semana. Divide la tabla en secciones basadas en el tiempo que cada empleado dedica a cada tarea. Elabora otra con las cantidades de tiempo que tú estimes apropiadas para cada tarea y compara las dos. Con este procedimiento podrás ver si el flujo de trabajo es el adecuado.

  5. 5

    Elabora una gráfica donde visualices todas las tareas que se realizan en tu empresa. Considera hasta la más pequeña. A lo largo de la lista, ubica a cada lado las horas del día o las horas de la semana. Esto dependerá de la naturaleza de cada tarea o lugar de trabajo. Coloca una barra arriba de cada tarea, la cual debe medir la cantidad de horas dedicadas a ella. De esta manera, podrás decir cuáles tareas están tomando más tiempo.

  6. 6

    Continúa con el seguimiento y elabora las gráficas del tiempo y flujo de trabajo sobre el desempeño de tus empleados. Mientras comparas las gráficas, una al lado de la otra, podrás identificar los cambios que se refieren al tiempo dedicado a cada tarea y trabajo de cada empleado, así como la cantidad de esfuerzo.

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