Cómo crear un directorio telefónico de una oficina

Escrito por contributing writer | Traducido por natalia pérez
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Cómo crear un directorio telefónico de una oficina
Crea un directorio telefónico de oficina. (Jupiterimages/Pixland/Getty Images)

Para muchas personas, recordar una gran cantidad de números de teléfono es una tarea imposible. Cuando alguien llama a tu oficina, necesitas tener el número correcto en la mano en ese momento, y la mejor manera de hacerlo es mantener un directorio de teléfono de la oficina. Mientras que las grandes oficinas pueden tener sistemas de telefonía complejos con directorios electrónicos, la mayoría de las oficinas no necesitan nada tan elaborado. Con muy poco esfuerzo, se puede crear un directorio de oficina sencillo para tener toda la información que necesitas a tu alcance.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Necesitarás

  • Computadora
  • Software de hoja de cálculo o una cuenta de Google Docs

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Instrucciones

  1. 1

    Crea una nueva hoja de cálculo y denomínala "Directorio de la oficina". Usar una hoja de cálculo es una manera fácil de configurar un directorio telefónico de una oficina que no es lo suficientemente grande como para tener un sistema de directorio telefónico central.

  2. 2

    Agrega tres encabezados de columna para la hoja de cálculo: Nombre, oficina # y Teléfono. Si lo deseas, añade más columnas a la hoja de cálculo y puedes grabar fácilmente, por ejemplo, direcciones de correo electrónico y números de fax.

  3. 3

    Envía el directorio (o el enlace a él si estás usando una hoja de cálculo en línea) a tus compañeros de trabajo y pide que llenen su propia información correcta y te lo envíen de nuevo. Puede haber un auxiliar administrativo de oficina con parte de esta información a quien le puedes pedir que complete la información de forma inmediata.

  4. 4

    Intercala los resultados en una sola hoja de cálculo con todos los cambios. Ahora tienes un directorio de teléfonos de trabajo para tu oficina.

  5. 5

    Imprime la guía telefónica, o envíala por correo electrónico al resto de tu oficina para uso general. Ve consejos a continuación para distribuir la guía telefónica de una manera fácil con menos complicaciones.

Consejos y advertencias

  • Como los números de teléfono de la oficina cambian con relativa frecuencia, utilizar una hoja de cálculo en línea como Google Docs puede ahorrar tiempo y esfuerzo. Comparte el directorio telefónico de hoja de cálculo con todos en tu oficina y deja que ellos hagan los cambios necesarios, y como el directorio está en línea, no tienes que preocuparte de enviar por correo electrónico nuevas copias cuando el directorio se actualice.

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