Cómo crear una estructura organizativa

Escrito por chantel alise | Traducido por ehow contributor
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Tomar una decisión sobre la estructura organizativa de una empresa no es tan fácil como parece ser a primera vista. Aunque la gran mayoría de los pequeños negocios comienzan como empresas unipersonales, esa no es siempre la mejor opción como estructura organizativa. A menudo se escoge por razones de conveniencia y no por ser la mejor manera de organizar la empresa. Muchos problemas resultan de una decisión tomada por falta de información. La elección de la organización de una empresa depende de las necesidades específicas de la misma tanto a corto como a largo plazo y no por un caso o el otro. Para decidir cuál es la mejor estructura para tu negocio, sigue los pasos que a continuación se indican.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Necesitarás

  • Un plan de negocios
  • Un presupuesto (por lo menos a tres años)
  • Un esquema del negocio
  • Una cuenta bancaria a nombre de la empresa
  • Un Número de Identificación del Empleador (si el negocio va a tener empleados)
  • Un acuerdo de asociación general (opcional)
  • Un acuerdo de sociedad limitada (requerido)
  • Un acuerdo de sociedad de responsabilidad limitada (requerido)
  • Acta constitutiva
  • Trámites para una Corporación de Responsabilidad Limitada (LLC, por sus siglas en inglés)

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Instrucciones

  1. 1

    Decide cómo la empresa va a operar en relación al ingreso de fondos para su funcionamiento, si va a tener o no empleados, con quienes va a negociar, quiénes van a participar y mucho más. Idealmente, toda esta información ya debe haberse señalado en un plan de negocios formal.

  2. 2

    Decide quién va a manejar y a operar el negocio. ¿Vas a hacerlo tú solo o con familiares? ¿Habrá gente extraña involucrada en el manejo? (es decir, que no sea en el rol de consultor) ¿Quién es el que se supone que dará el apoyo financiero? ¿Qué tan rápido se requiere ese soporte? Una estructura organizativa de propietario único podría ser apropiada para tu negocio si tú (o tú y tu cónyuge) son los únicos propietarios y administradores y no requieren de un financiamiento externo más allá del aporte de ustedes o de lo que pueden conseguir a través de garantías y/o préstamos.

  3. 3

    Si una estructura de propiedad única parece lo apropiado, presenta la documentación para esa estructura organizativa dentro de tu estado. En la mayoría de los estados de los Estados Unidos, estos documentos son bastante simples. En algunos casos, es tan fácil como abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa y obtener un Número de Identificación de Empleador (EIN, por sus siglas en inglés) si tienes la intención de emplear gente. Esta simplicidad es la que atrae a los nuevos propietarios de negocios. Sin embargo, hay desventajas también. En una empresa unipersonal, tú y tu negocio son considerados uno y el mismo, por lo que son 100% responsables de todo lo que suceda dentro de ella. Esto significa que no puedes tomar ventaja de algunos de los beneficios fiscales que ofrecen otras empresas.

  4. 4

    Si tú y un amigo o familiar, que no sea tu cónyuge, tienen la intención de entrar en el negocio juntos, sin gestión externa o apoyo financiero adicional que no sean sus aportes, o lo que puedan obtener a través de garantías y/o préstamos, una sociedad general puede ser la solución. Esta estructura también es bastante fácil de iniciar en la mayoría de los estados en los Estados Unidos. Al igual que la modalidad unipersonal, los socios son 100% responsables cada uno de lo que ocurra en el negocio, en lugar de que la responsabilidad se divida entre todos y cada uno de ellos. La sociedad general permite que dos o más propietarios operen en conjunto el negocio, compartiendo sus ingresos, así como sus pasivos. En muchos estados de los Estados Unidos, estas asociaciones funcionan de manera similar a las empresas individuales y no requieren de un acuerdo de asociación. Sin embargo, al entrar en todo lo que implica dinero, es aconsejable que todo quede por escrito. Si un socio toma decisiones cuestionables o malas sin decirle a los otros, estos son igualmente responsables.

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    Una sociedad limitada es aconsejable cuando una empresa necesita recaudar fondos para su funcionamiento rápidamente y sin muchas complicaciones. Las sociedades limitadas son generalmente estructuradas de manera que el socio general tiene un control total sobre la forma en que operan las empresas, mientras que los socios limitados están allí principalmente para propósitos de financiamiento. Se puede elaborar un acuerdo de asociación para que los socios limitados tengan derechos de voto o veto u otras responsabilidades dentro de la empresa. En cualquier caso, esta estructura organizativa requiere de un acuerdo de asociación formal. Algunos estados en los Estados Unidos requieren un cierto tipo de documentación, mientras que otros no. Para determinar los requisitos del estado donde vives, si vives en los Estados Unidos, ponte en contacto con la oficina del Secretario de Estado. Él o ella te pueden dar información relacionada con este tema.

  6. 6

    Una sociedad de responsabilidad limitada se forma, por lo general, para ayudar a las empresas a aumentar sus ingresos, extendiendo la responsabilidad limitada a los socios que proporcionan dicho financiamiento. Es una estructura empresarial muy estructurada y compleja que puede tener estrictas normas de funcionamiento impuestas por el Estado. Debido a que esta forma de asociación se puede elaborar de muchas maneras, lo mejor es ponerse en contacto con un abogado con experiencia en ese campo para llegar a un acuerdo.

  7. 7

    Las empresas con varios propietarios y operadores, que manejan grandes sumas de dinero para operar, tienen una gran variedad de empleados, hacen negocios más allá de las fronteras del estado donde fueron formadas, o incluso internacionales, requieren de una estructura de negocio más compleja. La forma más común es la Corporación Subcapítulo S (en los Estados Unidos). Es mucho más ventajoso, ya que proporciona protección de responsabilidad civil para los dueños de la empresa. La carga de lo que ocurre dentro de la empresa está a cargo de la propia corporación. La estructura también permite a la compañía vender acciones a la familia y amigos, hasta 75 personas. (Nota: cualquier venta de publicidad o intencional de las acciones fuera de eso, cae dentro de un conjunto de reglas establecidas para el dominio público). Esto también da a la empresa la oportunidad de acceder a una gran cantidad de talentos en manos de los titulares de las acciones corporativas. Además, esta forma de negocio tiene más flexibilidad para los impuestos que cualquier otra estructura. Debido a que un Subcapítulo S está altamente estructurado, este proporciona un mecanismo mediante el cual la empresa debe operar. Algunos propietarios de negocios encuentran esto demasiado rígido, mientras que otros aprecian la estructura y la protección que esta forma de negocio ofrece. Las Corporaciones Subcapítulo S suelen estar reguladas a través de la oficina del Secretario de Estado. Los interesados en esta forma de negocio deben comunicarse con esa oficina para el papeleo y la asistencia en el cumplimiento de los requisitos del estado en los Estados Unidos. También hay una gran cantidad de libros disponibles en el mercado hoy en día para ayudar a un empresario a establecer este tipo de estructura tan compleja. La empresa tendrá que abrir una cuenta bancaria separada a nombre de la empresa, obtener un Número de Identificación Patronal (EIN, por sus siglas en inglés), desarrollar un conjunto de artículos de incorporación por la cual se va a operar, y mantener reuniones con los propietarios un cierto número de veces al año. Las Corporaciones Subcapítulo S son presentadas como Corporaciones C estándar en un principio. La empresa tiene 75 días hábiles para solicitar el título de Subcapítulo S. Aquellos que no lo hagan, seguirán siendo Corporaciones C y perderán todos los beneficios fiscales que ofrece un Subcapítulo S.

  8. 8

    Las empresas con varios propietarios y operadores, que manejan grandes sumas de dinero para operar, tienen una gran variedad de empleados, hacen negocios más allá de las fronteras del estado donde fueron formadas, o incluso internacionales, requieren de una estructura de negocio más compleja. El segundo tipo de estructura que podría funcionar para estos requisitos es la compañía de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés). Como una corporación, una LLC es más ventajosa ya que proporciona protección de responsabilidad civil a los dueños de la empresa. La carga de lo que ocurre dentro de la empresa recae sobre la empresa, al igual que en una estructura corporativa. La estructura de LLC también permite a la compañía vender partes de la empresa hasta a 75 "miembros". También se da a la empresa la oportunidad de acceder a una gran cantidad de talentos en manos de los miembros. Aparte de la Corporación Subcapítulo S, esta forma de negocio ofrece la mayor flexibilidad para amortizar impuestos. La LLC también proporciona un mecanismo mediante el cual la empresa debe operar. Algunos propietarios de negocios encuentran esta forma demasiado rígida, mientras que otros aprecian la estructura y la protección que esta forma de negocio ofrece. La LLC también suele estar regulada por la oficina del Secretario de Estado. Los interesados en esta forma de negocio deben comunicarse con esa oficina para el papeleo y la asistencia en el cumplimiento de los requisitos del estado. Hoy en día hay una gran cantidad de libros disponibles en el mercado para ayudar al empresario a establecer una estructura empresarial compleja como esta. La compañía debe abrir otra cuenta bancaria a nombre de la empresa, obtener un Número de Identificación Patronal, desarrollar un conjunto de artículos de organización por el cual va a operar y mantener reuniones de propietarios un número determinado de veces al año.

  9. 9

    Llena el papeleo requerido para la estructura de negocio legal que hayas elegido y sigue los demás requisitos establecidos por el estado en el cual tu empresa va a operar.

  10. 10

    Mantén los estándares y los trámites necesarios para el funcionamiento de tu estructura de negocio elegido en el estado donde se encuentra tu empresa.

Consejos y advertencias

  • Prepara un acuerdo de asociación general para tu propia protección.
  • Busca la ayuda de un abogado para establecer una sociedad de responsabilidad limitada con el fin de evitar problemas en el futuro.
  • Las corporaciones permiten que al dueño se le pague un sueldo como a cualquier otro empleado.
  • La responsabilidad de las empresas recaen sobre todos los miembros de la estructura corporativa.
  • Para amortizar al máximo los impuestos, elige la estructura corporativa.
  • Aprovecha la experiencia y el talento de los socios, accionistas y miembros.
  • Ten en cuenta que algunos estados no permiten a los cónyuges formar una empresa unipersonal. Antes, requieren que se forme una sociedad general en su lugar.
  • Los propietarios únicos son 100% responsables por cualquiera de las acciones de la compañía.
  • Ten en cuenta que los socios generales son 100% responsables de las acciones y responsabilidades de todos los demás socios, sin excepción, a menos de que se exprese lo contrario por escrito antes de que la asociación esté formada.
  • Nunca anuncies o vendas acciones de tu empresa al público en general.

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