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Cómo crear hojas de cálculo de gastos e ingresos

Escrito por louise balle | Traducido por cintia ros
Cómo crear hojas de cálculo de gastos e ingresos

Comstock Images/Comstock/Getty Images

Cuando diriges una empresa o estás equilibrando tu presupuesto personal, una de las tareas más lentas y tediosas que tendrás que completar es la contabilidad de tus ingresos y egresos. Esta información debe ser recogida para el análisis, y también por razones fiscales, si es para un negocio. Muchas personas optan por contratar a contadores para manejar estas funciones, pero si deseas crear tus propias hojas de cálculo de ingresos y egresos para el seguimiento de tu negocio y de tus actividades domésticas, Excel hace que sea fácil ingresar la nueva información y realizar cálculos.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

  1. 1

    Abre una nueva hoja de cálculo Excel. Haz doble clic en la pestaña en la parte inferior de la hoja en blanco, la cual probablemente se llama "Hoja 1" por defecto. Nombra esta primera hoja como "Ingresos", a continuación haz clic en la pestaña junto a esta y cambia el nombre de la segunda hoja de cálculo a "Egresos".

  2. 2

    Etiqueta las columnas principales de la hoja de ingreso de la siguiente manera: Fecha en A1, Descripción (identificación de la transacción, por ejemplo, para el pago de 10 aparatos) en B1, Pagador (quien ha enviado el pago) en C1, cantidad en D1, número de factura (en caso de corresponder) en E1, forma de pago (cheque, efectivo, tarjeta de crédito) en la F1, y Total (donde se mantendrá un total actualizado de tus ingresos) en el G1. Puedes nombrar a las columnas de la misma manera para tu hoja de egresos, solo que deberás sacar la columna "Número de factura" y cambiar "Pagador" por "Beneficiario", y cambiar el nombre de "Forma de Pago" a "con cargo a" para que puedas realizar un seguimiento de cómo se pagaron los gastos. Vas a llevar un total actualizado de tus Egresos en G1.

  3. 3

    Ingresa tu primera entrada en la hoja de cálculo de "Ingreso" o de "Egreso". Tu ingreso podría ser un cheque que recibiste en una factura o dinero en efectivo recibido de un cliente en tu tienda. Una entrada de los gastos podría ser una compra en una tienda de suministros, el pago de publicidad, o un pago de alquiler. Es importante incluir la fecha completa, incluyendo el mes, día y año en la columna de fecha para las dos hojas. Puede que tengas que llevar un registro de ingresos y gastos por trimestre, y sin duda tendrás que saber el año en que se recibieron los ingresos.

  4. 4

    Pulsa la tecla "Entrar" para comenzar la segunda entrada. Cuando hayas terminado de completar la información de la segunda línea, escribe la siguiente fórmula en la columna final, que debe ser la celda G2: "= (G1 + D1)" menos las comillas. Este es el caso para las hojas de cálculo tanto de ingresos como de gastos.

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    Selecciona la celda G2 y presiona "CTRL + C" para copiarla. A continuación, selecciona toda la columna G. Haz clic en la letra "G" en la parte superior de la hoja de cálculo. Haz clic en la columna y selecciona "Pegado especial". Selecciona la casilla que dice pegar "fórmulas" y luego "Aceptar". Esta fórmula ya calcula automáticamente el total acumulado por cada ingreso o entrada de los gastos que realices en ambas hojas.

Consejos y advertencias

  • Crea una tercera hoja de cálculo llamada "Ganancias" para realizar un seguimiento de los ingresos que se revirtieron debido a un producto que fue enviado de vuelta. Hay un espacio en tus formularios de impuestos de negocios para "devoluciones y descuentos."
  • Si tienes un negocio, en algunos casos una entrada de ingresos podría ser una promesa de pago (factura) en función de tus métodos de contabilidad.

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