Tecnología

Cómo crear un manual de entrenamiento en Word

Escrito por anni martin

Tomarte tu tiempo para escribir un manual de entrenamiento para empleados puede parecer una tarea laboriosa. Utilizar las opciones del Microsoft Word 2007 hace que parte del proceso de desarrollo sea más fácil. Antes de comenzar a escribir, realiza un poco de planeamiento. Decide qué tareas necesitan lograr tus empleados y qué puede describirse para ayudarlos. Planea en dónde utilizarás el manual de entrenamiento, si en clases personalizadas o de manera autodidáctica. Una vez que te hayas hecho una idea del tipo de manual que necesitarás, aquí verás unas de las opciones que puedes utilizar para hacer de tu idea una realidad.

Nivel de dificultad:
Moderadamente difícil

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Necesitarás

  • Microsoft Word 2007

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Instrucciones

  1. 1

    Utiliza la opción de delineado en Word para crear una lista multiniveles de las tareas que deben aprender tus empleados. Este proceso te ayudará a decidir el largo del manual y te ayudará a cortar los trabajos en partes más pequeñas y más fáciles de explicar a un empleado nuevo. Para utilizar esta opción de Word debes comenzar con un documento vacío y seleccionar la pestaña "Inicio". En el grupo de párrafo, donde hay tres botones: viñetas, números y listas multiniveles. Selecciona "Listas multinivel" o puedes hacer clic en la flecha hacia abajo y ver la galería de opciones de delineado. También puedes hacerla por tu cuenta. Escribe un delineado para tu manual. Para ir al siguiente nivel de lista multinivel, presiona "Pestaña". Para volver al número de lista anterior, presiona las teclas "Shift + Tab". Ingresa los pasos para tu manual y la otra información para explicarle a tus empleados cómo realizar las tareas necesarias para su trabajo.

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    Utiliza las funciones de encabezado y pie de página del Word para agregar los números de páginas, las secciones de contenido y un título para cada página del documento. Los encabezados y pies de página son referencias visuales para que el empleado sepa a dónde están en el material de entrenamiento. Cuando haces entrenamiento, agregar el número de página te ayuda para referirte a determinadas páginas o a ciertos temas. Haz clic en "Insertar", luego en la sección de encabezado y pie de página selecciona "Encabezado". Se te dará una selección de estilos de encabezados para elegir o puedes realizar uno por tu cuenta. El encabezado aparece en cada página del manual o puedes seleccionar para que aparezca en páginas opuestas si deseas que tu manual sea más parecido a un libro. Los pies de página aparecen en la parte inferior de la página y generalmente se utilizan para los números de páginas, fechas e información de los propietarios. Cliquea en "Pie de página" en la sección de Encabezados y pie de página y al igual que en la sección de encabezados, tendrás distintos estilos para escoger.

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    Agrega una tapa o una página de título para tu material de entrenamiento para diferenciarlo de otros que le des a los empleados, como un manual. Crea una página de título haciendo clic en "Insertar" y luego en "Tapa" en la sección de página. Verás distintos tipos de tapas para seleccionar o puedes crear una propia. Ponle un título descriptivo a tu manual de entrenamiento, incluye la fecha de creación y el o los autores, ya que muchos manuales de entrenamiento son creaciones colectivas.

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    Agrega títulos para ayudarte a crear tu tabla de contenidos para el documento de entrenamiento. Esto te ayudará visualmente para organizar tus documentos y que sea más fácil de utilizar por tu empleado. Crea estilos de títulos para cada sección del documento utilizando el delineado que creaste (éste no es lo mismo que el encabezado, que va en la parte superior de la página). Los estilos de títulos son estilos de tipografías que utilizas para indicar distintas secciones en tu entrenamiento como las distintas subsecciones. Si estás escribiendo un manual de entrenamiento de cómo escribir correspondencia de negocios, tu título 1 debería ser "Cómo escribir una carta de negocios" y luego el subtítulo sería "Qué incluir". Para marcar el título 1 y el 2, selecciona Inicio. En la sección de estilos verás diferentes estilos que puedes escoger para incluir el título 1, título 2, subtítulo, etc. Selecciona el texto para tu título 1 y haz clic en el estilo de título 1 para indicar su importancia en tu delineado. Haz clic en la siguiente sección de tu delineado para realizar un título 2. Atraviesa todo el delineado seleccionando título 1 y título 2. Esto estará incluido en tu tabla de contenidos cuando termines.

  5. 5

    Agrega una tabla de contenidos (Table Of Contents - TOC) para ayudar a tus empleados a encontrar la información que necesitan. Si ya has agregado los títulos a tu documento, haz que Word se tome el trabajo de crear la TOC por ti. Cliquea el principio de tu documento donde desees que aparezca la TOC (normalmente luego de la tapa) y haz clic en "Referencias", luego haz clic en "Tabla de contenidos" en esa sección. Verás una lista de tablas automáticas que puedes utilizar. Haz clic en una de ellas y la tabla debería aparecer utilizando los estilos de títulos de tu delineado.

  6. 6

    Acomoda los encabezados y las secciones de tu manual de entrenamiento en un orden paso a paso. La última sección y la más importante del manual es el índice. Cuanto más completo sea, será más fácil para tus alumnos buscar las respuestas por número de página y tema. Para crear un índice, selecciona la palabra que deseas utilizar. Cliquea en "Referencias", luego "Marcar entrada". Continúa haciendo esto para cada ítem que deseas agregar al índice. Una vez que esté hecho, deslízate hasta el final del manual de entrenamiento e inserta el índice haciendo clic en "Referencias", luego en "Insertar índice".

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    Revisa la ortografía y guarda el archivo. Una vez que hayas creado tu primer manual de entrenamiento, puedes convertirlo en una plantilla para otros manuales haciendo clic en el botón "Open Office" y luego en "Guardar cómo". Cuando aparezca el cuadro de diálogo en la sección "Guardar como tipo", haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona Plantilla de Word (.dotx). Ahora puedes reutilizar tu trabajo en otro manual de entrenamiento.

Consejos y advertencias

  • Agrega gráficos y otras ilustraciones a tu documento para ayudar a los empleados a comprender sobre lo que estás escribiendo.
  • Asegúrate de probar toda la información de entrenamiento utilizada en el manual con por lo menos otra persona además de ti antes de dársela a tus empleados.
  • El Word 2003 y el 2007 poseen diferentes interfaces. Aunque estas sugerencias fueron escritas para el Word 2007, puedes utilizar las mismas funciones en el Word 2003.

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