Computación y electrónica

Cómo crear un manual de procedimientos

Escrito por lori burke | Traducido por walter f. stocco
Cómo crear un manual de procedimientos

Los manuales de POE son una herramienta valiosa de formación para los nuevos empleados.

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Todas las empresas exitosas tienen una cosa en común. Documentan y siguen los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) para mantener las operaciones diarias en funcionamiento constantemente, de manera segura, a tiempo, de acuerdo con las medidas de calidad, y en cumplimiento con las regulaciones gubernamentales. El POE (procedimiento operativo estándar) documenta cómo, cuándo, dónde y por qué se hace un trabajo y quién lo hace. Un manual del POE incluye todos los procedimientos normalizados de trabajo para una división, departamento o grupo dentro de una empresa. Es una referencia valiosa para los trabajadores de la empresa y una herramienta de formación eficaz para los nuevos empleados. La organización del manual y el estilo de escritura pueden variar ampliamente entre las empresas, pero hay algunas consideraciones comunes al crear dichos manuales de procedimientos para tu lugar de trabajo.

Nivel de dificultad:
Moderada

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Instrucciones

    Planificación

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    Identifica el público al que apunta el manual. Para este ejemplo, podría ser el manual de POE para el almacén de la empresa. Identifica los trabajos de día a día en la división de almacenes y limita el alcance del manual al rol del almacén dentro de la empresa en general.

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    Obtén el aporte de alguien que tenga un interés personal en los POE, por ejemplo, trabajadores, supervisores y asesores de seguridad. Al alistar a expertos en la materia te ayudará a escribir los procedimientos más precisos y ayudará a cómo se recibe y se usa el manual en el largo plazo. Un enfoque de equipo al crear el manual "promueve la aceptación de los POE por parte de los usuarios potenciales," dice la U.S. Environmental Protection Agency's "Guidance for Preparing Standard Operating Procedures”.

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    Organiza procedimientos en el manual en la forma que mejor se adapte a la audiencia y al material. Para el ejemplo del almacén, además de una tabla de contenido y apéndices, las secciones del manual podrían incluir la seguridad y la formación, el envío, la recepción y el manejo de equipos.

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    Da formato a los procedimientos en cada sección del manual de manera que sean fáciles de leer y seguir. Algunos procedimientos pueden estar fácilmente cubiertos en unos pocos pasos, mientras que otros requieren más pasos y diagramas de flujo. Los "Procedimientos Operativos Estándar: guía escritura" de la Universidad de Pensilvania da ejemplos de cuándo utilizar pasos simples y pasos jerárquicos frente a los gráficos. (Ver Recursos).

    Escribir los POE

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    Escribe una declaración de propósito para cada procedimiento, indicando claramente quién hace el trabajo, cuándo, dónde y por qué. Enumera los peligros que podrían, por ejemplo, causar daños al equipo o lesiones personales. Haz una lista de las regulaciones gubernamentales o estándares de la industria que deben ser atendidas.

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    Escribe los pasos de los procedimientos cronológicos en un formato claro y conciso. Usa verbos activos para iniciar cada paso. Incluye suficientes detalles de modo que un nuevo aprendiz o alguien con experiencia laboral limitada puedan completar el trabajo con éxito y seguridad sin supervisión.

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    Identifica cualquier equipo especial, cualificación o documentación adicional necesarias para hacer el trabajo. Para el ejemplo del almacén, si un trabajo requiere que un empleado use un casco, tenga certificación de montacargas y use una lista de control de inventario, el estado esta en el procedimiento. Incluye ejemplos de formularios o listas de verificación en el procedimiento o en el apéndice del manual.

    Seguimiento

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    Prueba los procedimientos antes de publicar el manual, sugiere Texas A&M College of Engineering's "Guía de escritura de los procedimientos operativos estándar”. Pide a un experto en la materia para que revise dichos procedimientos de manera precisa y a un aprendiz para que verifique que no haya falta de información. Haz que vuelvan a estudiar los procedimientos aquellos que no pasen la prueba.

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    Capacita a los trabajadores sobre cómo utilizar el manual de POE. Explica el diseño del manual y cómo encontrar la información en todo momento. Pide a los trabajadores que tomen posesión de los cambios en los procedimientos de los manuales y que reporten los cambios a medida que se presenten.

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    Crea un sistema de control de documentos. Cuando un procedimiento se revise, registra las fechas de revisión y los detalles para garantizar que un registro histórico esté en su lugar para cada procedimiento. Asegúrate de que las copias de los manuales estén disponibles en las áreas donde se realizan los procedimientos, aconseja la “Guía de escritura de los procedimientos operativos estándar” de la Universidad de Duke.

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    Revisa la efectividad de los procedimientos después de un período de tiempo. Si, por ejemplo, los equipos, los procesos o las regulaciones de gobierno cambian, actualiza el contenido del manual para reflejar la nueva información. Escucha comentarios sobre el uso del mismo e incorpora mejoras.

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