Cómo crear manuales de mantenimiento y de operaciones electrónicas

Escrito por tamara wilhite | Traducido por stefanía saravia
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Cómo crear manuales de mantenimiento y de operaciones electrónicas
Las versiones electrónicas de los manuales de mantenimiento y operativos tienen la ventaja de estar disponibles en donde quiera que sea. (Keith Brofsky/Stockbyte/Getty Images)

Los manuales de operaciones definen cómo va a ejecutarse un negocio. Los temas comunes tratados en los manuales de operaciones incluyen actividades operacionales del día a día, como el proceso para ordenar productos, cuándo se emiten reembolsos, el equipo de control, cómo realizar el mantenimiento básico y la forma de gestionar el inventario. Los manuales de operaciones describen cómo el equipo se va a operar. Los manuales de mantenimiento definen cuándo se realizan controles y el mantenimiento de los equipos y cómo se realizan las reparaciones. Por su parte, las operaciones electrónicas y los manuales de mantenimiento hacen que esta información esté disponible para cualquiera, en cualquier momento, ya sea en formato digital, sin tener que preocuparse acerca de la lectura de una copia en papel que pueda estar obsoleta.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

Otras personas están leyendo

Necesitarás

  • Lista de leyes aplicables para tu negocio y operaciones
  • Manual de operaciones para cualquier equipo en el lugar de trabajo
  • Manuales de mantenimiento para el equipo en el lugar de trabajo

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Instrucciones

    Métodos

  1. 1

    Revisa una lista de las leyes aplicables a tu negocio y a tus operaciones. Los manuales de operaciones deben cumplir con la ley, especialmente en lo que se refiere a los recursos humanos y en la seguridad en el trabajo. Si tienes alguna pregunta o duda, no dudes en consultar con un abogado.

    Cómo crear manuales de mantenimiento y de operaciones electrónicas
    Cuando creas manuales, asegúrate de seguir la ley. (Jupiterimages/Photos.com/Getty Images)
  2. 2

    Lee el manual de operaciones y de mantenimiento de los equipos en el lugar de trabajo. El manual de operaciones debe referirse al manual de equipo de los empleados para decir cómo operarlos. Los manuales de mantenimiento pueden ser suministrados por el fabricante del equipo o bien pueden ordenarse a través del vendedor o proveedor del mismo.

  3. 3

    Define en el manual de operaciones cuándo es que debe realizarse el mantenimiento del equipo. Los manuales de operaciones y de mantenimiento deben estar disponibles a través del sitio web del proveedor. Coloca un enlace al manual en línea en todas las computadoras para brindar un acceso fácil.

  4. 4

    Coloca todas las advertencias y notas de seguridad que sean importantes en los documentos electrónicos.

  5. 5

    Convierte cualquier manual de operaciones existente a un formato en línea. Por ejemplo, en Microsoft Word, utiliza el comando Guardar Como para guardar un documento de Word a un formato HTML. Los documentos en papel pueden ser escaneados y guardados electrónicamente. El manual de operaciones en línea se puede guardar en los equipos de todos los usuarios, asimismo, se pueden añadir como un enlace en la página principal de la empresa o bien pueden guardarse en la intranet de la empresa.

  6. 6

    Realiza una verificación de calidad en los manuales en línea. Asegúrate de que sea legible en cualquier computadora o dispositivo de mano.

  7. 7

    Verifica que los enlaces cruzados a otras secciones o páginas web relacionadas estén funcionando.

  8. 8

    Informa a los empleados cómo acceder a ellos.

    Cómo crear manuales de mantenimiento y de operaciones electrónicas
    Los manuales electrónicos serán de poca utilidad si los usuarios no pueden encontrarlos. (Jupiterimages/BananaStock/Getty Images)
  9. 9

    Mantén todos los manuales actualizados para los procesos o cambios de equipo. Si no mantienes todo en fecha, esto dará lugar a que las personas que deben seguir las instrucciones se puedan equivocar o sigan las instrucciones equivocadas.

  10. 10

    Comprueba los vínculos a documentación en línea relacionada periódicamente. Por ejemplo, las referencias a la Organización Internacional de Normalización (ISO, por sus siglas en inglés) o a Instituto Estadounidense de Estándares Nacionales (ANSI, por sus siglas en inglés), pueden ser mencionadas en el manual. Revisa los enlaces a estos documentos para asegurarte de que siguen siendo funcionales.

Consejos y advertencias

  • Verifica que los empleados están siguiendo el manual de operaciones. Si no lo están haciendo, asegúrate de que estén capacitados para seguirlo adecuadamente.
  • El incumplimiento de los procedimientos descritos en el manual de mantenimiento puede anular la garantía o contrato de servicio en el equipo.

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