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Cómo crear minutas de reunión efectivas

Escrito por ehow contributor | Traducido por adriana torossian
Cómo crear minutas de reunión efectivas

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¿Alguna vez has sido parte de algún equipo o comité que siempre tiene reuniones que nunca llegan a ninguna parte? Resulta frustrante sentarse en una reunión en la que se repite lo mismo de siempre sin avanzar o con planes de acción asignados que nunca se completan. Cuando nadie en la reunión puede recordar lo que se decidió en las reuniones anteriores, las discusiones terminan dando vueltas en un círculo vicioso. Este tipo de reunión es una pérdida de tiempo para todos. Para asegurarte de que las reuniones sean bien dirigidas y eficaces, es importante comenzar con una agenda programada y producir minutas efectivas. Este artículo ofrece algunas sugerencias sobre cómo tomar notas para escribir una minuta de una reunión.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Necesitarás

  • Papel y lápiz o una computadora portátil para escribir las minutas de las reuniones
  • Fotocopiadora o impresora para crear copias de las minutas

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Instrucciones

  1. 1

    Las minutas de las reuniones se originan en base a las notas que toma un asistente designado. Las notas están formalmente por escrito y cada asistente a la reunión recibirá una copia. Estas minutas formales son un registro de las decisiones tomadas y de las asignaciones de los planes de acción. Las notas para la minuta se pueden tomar manuscritas o incorporadas en una computadora portátil. La laptop tiene ventajas claras ya que las minutas se pueden crear con mayor facilidad a partir de las notas.

  2. 2

    La persona designada que crea la minuta de una reunión no debe ser la persona que dirija la reunión. En una organización, la secretaria puede cumplir este rol. Otra alternativa en una situación laboral, es que los miembros del equipo realicen las minutas de forma rotativa.

  3. 3

    Las minutas de la reunión deben incluir fecha, hora y lugar de la reunión. Los asistentes deben ser anotados y los asistentes ausentes pueden ser observados. Cada tema de discusión importante se debe incluir en la lista, junto con las observaciones importantes, las decisiones y los planes de acción. Las notas no tienen por qué ser una descripción, palabra por palabra, sólo una visión general de los puntos más importantes de la discusión. Para cada plan de acción, anota una lista de las personas responsables de cumplirlo y para cuándo se deben esperar los resultados.

  4. 4

    Para garantizar la exactitud de las minutas de reuniones, es una buena idea completar la escritura formal tan pronto como sea posible inmediatamente después de la reunión. Las actas completas pueden enviarse por correo electrónico a los asistentes para correcciones, adiciones y sugerencias. La distribución inmediata de la minuta les recordará a todos acerca de los planes de acción asignados.

  5. 5

    Siempre mantén el tono imparcial, respetuoso y profesional en la minuta. No dejes lugar a interpretaciones erróneas de personas que no asistieron a la reunión.

Consejos y advertencias

  • Al final de la minuta anota la fecha, hora y lugar de la próxima reunión. La agenda de la reunión es un gran punto de partida para el formato de la minuta. Para cada tema del programa, completa la información acerca de las decisiones y planes de acción. Las minutas pueden ser utilizadas como base para la agenda de la reunión siguiente. En las minutas, usa negrita para resaltar los elementos importantes y viñetas para organizar los temas a tratar.

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