Cómo crear un plan de comunicación organizacional

Escrito por chirantan basu | Traducido por carmen maria garcia
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Cómo crear un plan de comunicación organizacional
Los planes de comunicación efectivos necesitan comunicadores respetados. (Paul Sutherland/Digital Vision/Getty Images)

Los planes de comunicación, ya sean para uso interno o externo, deben alimentar la confianza. Deben ayudar a que la administración y los empleados se comuniquen unos con otros de manera efectiva y que transmitan mensajes clave a los asociados externos, como los vendedores, clientes e inversionistas. Escucha a estos asociados, comprende sus inquietudes y anota sus preguntas para después crear un plan de comunicación hecho a la medida de sus necesidades. Los diferentes planes de comunicación organizacional pueden llevar mensajes diferentes, pero su creación se basa en unos cuantos pasos básicos.

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Instrucciones

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    Realiza una evaluación de necesidades. Documenta las necesidades de comunicación con suficientes detalles, incluso en áreas particularmente sensibles, y las posibles reacciones de la audiencia. Por ejemplo, si preparas un plan de comunicación para un inminente cierre de la planta, entiende el impacto que podría tener sobre los trabajadores y su comunidad como parte de la evaluación de necesidades.

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    Define las metas. Señala de manera breve y clara los objetivos de tu plan de comunicación. Las metas deben ser específicas, realistas y medibles. Por ejemplo, si la compañía está por anunciar una fusión, las metas podrían declararse de la siguiente manera: "Asegurar que todos los empleados, accionistas y analistas financieros de la compañía estén conscientes de la lógica. Organizar una conferencia de prensa presidida por la alta gerencia de ambas empresas el día del contrato formal. Publicar todos los detalles relevantes de la fusión en el sitio de Internet de relaciones con los inversionistas".

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    Analiza el tipo de audiencia al que te dirigirás para dar forma a tu mensaje. En el ejemplo del cierre de la planta, habría dos mensajes: uno para los empleados que se verían afectados directamente, y otro para la comunidad en general. En el caso de las fusiones, las empresas a menudo programan dos o tres presentaciones conjuntas: una para los medios informativos, otra para analistas financieros para presentar un análisis financiero detallado, y una tercera para los empleados de las respectivas compañías.

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    Decide tu mensaje. Lo ideal es que tenga uno o dos puntos claves, de lo contrario, el mensaje puede volverse confuso. En los ejemplos del cierre de la planta y de la fusión, el mensaje central sería la lógica: por qué es necesario realizar esas acciones en este momento en particular. Sé optimista. Incluso en circunstancias económicas difíciles, busca desarrollos positivos, como la bienvenida a un nuevo cliente o un nuevo lanzamiento de un producto, que sirva para levantar la moral de los empleados.

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    Planea la entrega del mensaje. Identifica al personal clave y asigna los recursos necesarios. Por ejemplo, si deseas implementar un nuevo sistema tecnológico de información, tal vez tengas que planear varias sesiones de capacitación en varios salones y por Internet. Esto también puede involucrar sesiones para capacitar entrenadores para que sean mentores de todos los demás empleados.

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    Evalúa la efectividad de tu plan de comunicación. Una encuesta o cuestionario simple en línea, alojada en la intranet de la empresa puede ser suficiente. Algunas organizaciones contratan instituciones de aplicación de encuestas para sondear a sus empleados con respecto a las iniciativas corporativas clave sobre comunicación. Tú también puedes obtener una impresión en general al respecto si hablas con los gerentes y empleados y evalúas si recibieron tu mensaje y si comprendieron los elementos claves. Escucha sus comentarios y haz preguntas de seguimiento para que puedas afinar tu plan de comunicación.

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