Cómo crear una plantilla de SOP

Escrito por peter franczyk | Traducido por ehow contributor
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Cómo crear una plantilla de SOP
(team image by Valentin Mosichev from Fotolia.com)

Los Procedimientos Operativos Estándar (SOP, por su sigla en inglés) son una forma popular de proporcionar una orientación coherente a los empleados dentro de una organización. Idealmente, si agarras a alguien cualquiera en la calle, esa persona debería ser capaz de completar la tarea sin nada más que un SOP y las herramientas requeridas. Un punto clave de partida de cualquier portfolio de SOP es la creación de una plantilla de SOP para mantener la consistencia. No necesitas ningún software especial ni habilidades, sólo necesitas balancear los elementos requeridos y cómo quieras que se vea la plantilla.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Necesitarás

  • Una computadora
  • Un programa procesador de texto

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Instrucciones

  1. 1

    Abre un nuevo documento en el procesador de texto. Guarda el archivo con el nombre que deseas utilizar para tu plantilla de SOP y la fecha para el control de versiones. Por ejemplo: "NombreCompañía_SOP_Plantilla_01-16-2010".

  2. 2

    Inserta una tabla en el encabezado. El número de filas y columnas de esta tabla la determinas tú; ten en cuenta que necesitarás, como mínimo, una celda para el número de SOP, el título y la aprobación o la fecha de vigencia del documento. También puedes utilizar una celda para el número de página y el logotipo de la empresa o el nombre si lo deseas. Lo bueno de la tabla en el encabezado es que se repetirá en todo el documento a medida que agregas páginas.

  3. 3

    Inserta una tabla grande en la primera página del documento. Esta tabla contendrá tu número de SOP y el título en la parte superior, seguido por las celdas para las firmas del personal clave, como el autor del documento y los funcionarios de aprobación, con sus nombres, títulos y fechas firmadas. Escribe títulos para cada celda, como "Título SOP" para la celda superior, "Autor del SOP" para la celda de al lado y "Aprobación de control de calidad" para el número apropiado de celdas.

  4. 4

    Crea secciones para la introducción, las responsabilidades, los materiales y el equipo (si corresponde) y el procedimiento. Otras secciones podrían incluir glosarios de abreviaturas, términos o productos. Dado que se trata de una plantilla, es posible que desees incluir una o dos frases que describen lo que se espera de cada sección, si planeas tener múltiples autores SOP.

  5. 5

    Dale formato a tus secciones. Una de las formas más comunes de presentar dichas secciones es iniciar un sistema de letras o números o combinaciones para cada sección. También puedes utilizar viñetas y guiones. Recuerda, sin embargo, que es más fácil cuando se refiere a la revisión o la SOP para que apunte a una sección con la letra/número. Lo que muestra la secuencia de formato debe ser similar para cada línea en una sección posterior, tales como "A, B, C"; "1, 2, 3"; o "A1, A2, A3, B1, B2, B3".

  6. 6

    Inserta otras dos tablas al final de la plantilla. Una debe ser para la inclusión de las referencias externas o de los apéndices y los formularios que pueden adjuntarse a la SOP para cambios de versión. La otra tabla puede ser para documentar el historial de versiones de la SOP y las razones para los cambios. Estas tablas pueden seguir utilizando el formato de numeración/letras al igual que las que usa el resto de la plantilla.

  7. 7

    Guarda tu documento como un archivo de plantilla de solo lectura. Esto evitará que accidentalmente se sobreescriba en tu plantilla, haciendo que el usuario guarde el documento con un nombre diferente si se altera.

Consejos y advertencias

  • Guarda una copia de respaldo de tu plantilla.

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