Cómo crear un presupuesto para una organización

Escrito por julia fuller | Traducido por ehow contributor
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Cómo crear un presupuesto para una organización
(http://www.flickr.com/photos/yomanimus/102798907/,http://en.wikipedia.org/wiki/Income_statement,http://www.flickr.com/photos/epicharmus.jpg)

Un paso importante que debe dar a la hora de controlar los gastos y las ganancias finales es crear un presupuesto para una organización. Con cada reducción del margen de ganancia, cada departamento necesitará mantener un cuidadoso seguimiento de los gastos. Algunas de las cosas incluidas en el presupuesto anual son los salarios, gastos de oficina, servicios públicos, reparaciones y mantenimiento. Sin duda, se presentan situaciones que pueden requerir compras que superen las cantidades presupuestadas. También hay ocasiones en que los ingresos no alcanzan el monto previsto. Estas situaciones pueden hacer que la organización revise el presupuesto de forma periódica. Sin embargo, un presupuesto es por lo general previsto para un año. Realizar un seguimiento de las variaciones del mismo del departamento puede ser una herramienta de gestión eficaz. Lee más para saber cómo hacer uno que sea efectivo para cualquier organización.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Necesitarás

  • Una computadora
  • Hoja de cálculo o programas informáticos de contabilidad
  • Una impresora
  • Gastos corrientes
  • Gastos proyectados
  • Aportes de los departamentos existentes
  • Ingresos brutos proyectados
  • Costos directos proyectados

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Instrucciones

  1. 1

    Bríndales a los jefes de departamento un balance de gastos del departamento con respecto al año anterior. Realiza una comparación lado a lado de los gastos de años anteriores. Separa el balance por cuenta y fecha. Dependiendo del tamaño de cada departamento, considera detallar cada gasto por categoría.

    Cómo crear un presupuesto para una organización
  2. 2

    Realiza una reunión con todas las secciones, departamentos y líderes de equipo. Explica tu agenda y los objetivos de la organización para el año. Pide a cada sección o jefe de departamento que estime sus necesidades para el próximo año. Pide a cada uno considerar compras previstas, requisitos de viaje y otros gastos recurrentes.

  3. 3

    Mira las necesidades estimadas de cada jefe de sección o departamento. Compara el gasto total de los ingresos estimados para el año que viene.

  4. 4

    Determina "desear" y "necesitar". Mientras que un gerente puede "desear" una nueva máquina de copia, por ejemplo, la organización puede no "necesitar" el nuevo gasto. Si los ingresos proyectados son suficientes para cubrir una lista de los principales "deseos", crea una disposición. En caso contrario, rechazará la solicitud.

  5. 5

    Suma los totales de todos los departamentos. Agrega los gastos generales, tales como los no presupuestados en el total de cada departamento. Compara este número con los ingresos previstos para el próximo año. ¿Permite un margen de beneficio suficiente? Realiza los ajustes correspondientes.

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  6. 6

    Envía un presupuesto de nuevo a cada departamento con las notas, exclusiones y solicitudes de reducciones. Por ejemplo, podrías decir: "Se necesita una reducción del 10 por ciento, volver a presentar el viernes."

  7. 7

    Recoge las propuestas de presupuesto después de las reducciones hechas. Escribe el presupuesto final para cada departamento y luego distribúyelo.

  8. 8

    Envía un informe de las diferencias para comparar los gastos de cada departamento con sus gastos presupuestados. Si existen problemas, programa una reunión sobre el presupuesto.

Consejos y advertencias

  • Mantente firme con respecto a las decisiones presupuestarias o continuarán los problemas.
  • Deja que cada departamento conozca tu seriedad sobre cómo controlar los gastos.
  • Los presupuestos se basan en previsiones y por lo tanto están sujetos a cambios.

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