Finanzas

Cómo crear un Procedimiento de Operaciones Estándar

Escrito por jeffrey brian airman
Cómo crear un Procedimiento de Operaciones Estándar

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Puedes crear un Procedimiento de Operaciones Estándar para definir una respuesta uniforme frente a cualquier situación prevista. También llamado SOP por sus siglas en inglés, es un término utilizado para describir una serie de acciones sancionadas por un cuerpo de autoridad. Los manuales de SOP proveen material de entrenamiento y una guía de referencia, aumentando la conformidad de las políticas de la empresa. Analiza cada situación para crear un procedimiento que reduzca todos los riesgos y que al mismo tiempo aumente la lealtad del cliente y la satisfacción de los empleados.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Necesitarás

  • Una lapicera
  • Un anotador
  • Un programa de procesador de textos (Microsoft Word, OpenOffice Writer)
  • Una impresora

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Instrucciones

  1. 1

    Escribe la situación para la cual estás creando un Procedimiento Estándar de Operaciones. Incluye detalles específicos y cualquier variación que quieras cubrir con este SOP.

  2. 2

    Entrevista a las autoridades de la compañía para saber cómo quieren que se maneje la situación desde cada nivel operativo. Toma notas detalladas y haz preguntas sobre cada área que te sea descripta. Plantea pensamientos u opiniones propias en la conversación de acuerdo a cómo te sientas con la autoridad en cuestión.

  3. 3

    Crea un SOP multifacético basado en las entrevistas con las autoridades. En este reporte básico de procedimientos, incluye información específica sobre cómo reportar responsabilidades y sobre la cadena de mando. Haz un borrador de este organigrama que sea fácil de entender y que explique el plan de acciones que se quiere llevar a cabo.

  4. 4

    Debate el procedimiento propuesto con algunas de las personas a las que afectará, para tener una mirada interna. Toma notas para que sepan que los estás escuchando y asegúrate de registrar cualquier idea que te parezca positiva para mejorar la nueva política.

  5. 5

    Escribe e imprime un borrador del nuevo procedimiento que explique paso a paso y que refleje toda la información de la que te haz enterado mientras investigabas. Presenta la guía al establecimiento para que sea aprobada, explicando que es un borrador y que agradecerías alguna ayuda con la revisión.

  6. 6

    Recolecta las versiones revisadas del SOP. Reconsidera las observaciones y haz los cambios apropiados en el procedimiento para que el próximo borrador sea aceptado.

  7. 7

    Haz que el borrador definitivo sea visto por la dirección antes de imprimir copias para aquellos que se encuentran bajo las nuevas políticas. Envía un e-mail con respecto al nuevo SOP y pide que sea leído.

Consejos y advertencias

  • Alienta a los empleados a que tengan una copia de los SOP para que puedan volver a leerlos cuando tengan alguna duda.
  • Algunas compañías eligen proponer una lista de sanciones por no seguir los procedimientos estándares de operaciones para alentar el cumplimiento.

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