Cómo crear una solicitud de propuesta para un sistema de información

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Los gerentes de negocios que buscan un sistema de información técnico tendrán que diseñar una petición especial para la propuesta o RFP (por sus siglas en inglés). Una RFP bien hecha reduce costos, ahorra tiempo, crea una impresión positiva e identifica los mejores candidatos para que el servicio se complete. Debido a la alta demanda, los proveedores de sistemas de información también deben estar preparados para responder a las solicitudes. Una solicitud pobremente escrita de una propuesta se puede dejar sin respuesta y, peor aún, dejar una mala impresión de la empresa solicitante. Las RFP de los sistemas de información requieren un alto grado de especificidad para la adquisición de un software de alta calidad y la tecnología que mejor se adapte a la empresa.

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Paso 1

Explica brevemente la línea de negocios de la empresa y una descripción básica de las necesidades o desafíos. A modo de ejemplo, "AAA Corporate Partners es una firma consultora de negocios especializada en la contabilidad y el análisis de la pequeña empresa. ¿Nos podría proporcionar información y recomendaciones sobre la adquisición de sistemas seguros de información para reemplazar o cooperar con nuestros sistemas actuales?".

Paso 2

Explica la situación sctual o el desafío. Proporciona las especificaciones en cuanto al número de usuarios, la cantidad y el tipo de información que se comparte, qué tan pronto el sistema se necesita. Incluye sistemas de información existentes actualmente en uso y la finalidad para la actualización.

Paso 3

Muestra las opciones del presupuesto y los arreglos. Especifica un límite presupuestario, si es el caso. Indica si hay un marco de tiempo que necesita ser cumplido.

Paso 4

Desarrolla una declaración de fondo sobre la compañía. Esto proporcionará más detalles sobre los objetivos de la empresa vinculadas a la RFP, tales como la necesidad de adquirir más negocio, mejorar las expectativas de los clientes existentes o ser más competitiva.

Paso 5

Indica las principales preocupaciones con respecto al desafío. El cambio de los sistemas de información puede dar lugar a violaciones de seguridad, pérdida de información o la pérdida de productividad.

Paso 6

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Explica brevemente por qué fueron contactados para completar una RFP. Si requieres un nuevo proveedor o empresa, también menciona que puede haber oportunidades en el futuro o asignaciones a medida que la empresa crezca. Este paso puede omitirse si el vendedor ya ha establecido una relación de trabajo con el gerente de la solicitud.

Paso 7

Elabora una lista de preguntas abiertas. Algunos ejemplos son: ¿Proporcionas servicio continuo de apoyo a los sistemas de información que instalas? ¿Recomiendas precauciones adicionales o acciones que se deben considerar antes de adquirir un sistema de información?

Paso 8

Indica los 3-5 objetivos primordiales en forma de lista.

Paso 9

Define el límite de tiempo para presentar una respuesta. Esto crea un sentido de urgencia. Un ejemplo cortés sería: "Debido al cumplimiento legal y normativo, debemos actualizar nuestro sistema de información en 6 meses. Agradeceríamos su respuesta dentro de las 4 semanas siguientes a la fecha de esta solicitud".

Referencias

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