¿Cuáles son los beneficios de las políticas y procedimientos?

Escrito por barbara bryant | Traducido por daniela fedorov
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¿Cuáles son los beneficios de las políticas y procedimientos?
La políticas y procedimientos son fundamentales para que un negocio funcione. (Patrick Ryan/Photodisc/Getty Images)

Las políticas son reglas, principios y directrices de administración que una organización adopta para alcanzar sus metas a largo plazo, según el sitio web businessdirectory.com. Dan forma a todas las decisiones y actividades importantes. Los procedimientos son los pasos que los empleados llevan a cabo en las operaciones diarias para asegurarse que lo que hacen refleja y respalda las políticas existentes. Cuando las políticas y procedimientos se siguen al pie de la letra y están bien escritos promueven la eficiencia, eficacia y consistencia, mientras sostienen la filosofía o visión de la organización.

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Orientación de arriba a abajo

Las políticas definen y proporcionan orientación sobre cómo lograr las metas, estrategias y objetivos de una empresa, de acuerdo con AME Info, un sitio web de información de negocios del Medio Oriente. "Las políticas identifican las actividades clave y proporcionan una estrategia general para los encargados de tomar decisiones sobre la forma de manejar los problemas a medida que surgen," agrega AME. Las políticas describen las opciones y los comportamientos aceptables e inaceptables y establecen un contexto y límites para desarrollar los procedimientos. Por ejemplo, una política de no discriminación hacia ningún candidato del empleo por raza, género, edad o país de origen ayudará a que el departamento de recursos humanos desarrolle procedimientos para garantizar que todos los candidatos sean tratados de la misma manera.

Herramienta de gestión

Los procedimientos explican las funciones de trabajo de los empleados e indican el alcance de sus responsabilidades. Esta guía ayuda a evitar que los empleados interfieran entre sí o sobrepasen su límite, lo que puede llevar a errores y malentendidos. También son conjuntos de instrucciones que los empleados siguen para garantizar que lleven cabo tareas específicas a fondo y de manera consistente. Seguir un conjunto de procedimientos bien establecidos ayuda a los empleados a aprender y hacer muchos o todos los aspectos de su trabajo de manera independiente, lo que disminuye la necesidad de que los gerentes intervengan con frecuencia o de una microgestión. Un ejemplo de procedimientos serían los pasos que un empleado necesita para reparar una máquina rota. Estos pueden ser: arreglos para una evaluación de daños por expertos, obtener la aprobación para la compra de piezas y la mano de obra necesaria, identificar un proveedor correspondiente y coordinar el pago de productos o servicios prestados.

Consistencia

Las políticas y procedimientos establecidos garantizan que la forma de hacer negocios de la organización no se desvíe o deteriore con el tiempo, incluso si los líderes principales u otros empleados se van. Están diseñados para la organización y el trabajo, no para un empleado en específico. Seguirlos permite que, incluso el empleado más nuevo pueda aprender rápidamente cómo opera la organización y por qué, lo que se espera de cualquier persona en esa posición, y lo que el trabajo implica. Pero los gerentes deben revisar y actualizar las políticas y procedimientos regularmente para reflejar los cambios intencionales en la organización dice, Gene Levine, consultor de administración empresarial, en la página web de Gene Levine Associates.

Contabilidad

Tener políticas y procedimientos bien establecidos puede ayudar a una empresa a refutar las denuncias de violaciónes legales o reglamentarias que los empleados o clientes presenten contra de ella, señala Levine. Éstos proporcionan la prueba de la intención, pero deben ir acompañados de esfuerzos verdaderos para apegarse a las normas federales, estatales y locales. Los directivos que insisten en verificar el cumplimiento de la organización en las leyes y reglamentos pueden ayudar a prevenir la acción por parte de la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo, el Departamento de Trabajo, la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo, el Servicio Interno de Impuestos o departamentos de salud locales, por ejemplo. Esto también puede ayudar a evitar demandas judiciales.

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