Cuáles son los beneficios de los sistemas de contabilidad por computadora

Escrito por aramenta waithe | Traducido por enrique pereira vivas
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Cuáles son los beneficios de los sistemas de contabilidad por computadora
Una contabilidad manual requiere tiempo y esfuerzo. (accounts image by Alexey Klementiev from Fotolia.com)

Llevar a cabo la contabilidad de una empresa en libros mayores de papel es un proceso muy complicado. Los contadores de los negocios deben dar seguimiento a un sinfín de detalles, por ejemplo un presupuesto de operación, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, impuestos y otros gastos, así como el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales, sólo por nombrar unos pocos. Incluso en una pequeña empresa, la contabilidad manual puede abrumar rápidamente a una persona, y un personal de contabilidad a tiempo completo no es barato. Para simplificar la reducción de costos y la paz mental, considera el cambio a un sistema de contabilidad computarizado.

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Limitar el error humano

La ventaja más grande de un software de contabilidad para las empresas es que la mayoría del software disponible tiene un sistema automático que comprueba los errores matemáticos. Los errores en la contabilidad pueden ocurrir fácilmente si ésta se hace a mano. Cuando los errores ocurren, pueden crear reacciones en cadena que le cuestan a una empresa una incalculable cantidad de dinero y tiempo, ya que debe determinar cómo se produjo el error, qué otras áreas de las finanzas del negocio afectó y cómo evitar errores similares en el futuro. Tener un sistema que esté totalmente automatizado reduce la posibilidad de los errores humanos.

Generación de reportes automatizados

El software de contabilidad tiene la capacidad de generar informes a petición, algo que podría llevar a un equipo de seres humanos horas o días. Estos informes se pueden personalizar sobre en qué está gastando la empresa el dinero, como el alquiler, el día a día de las operaciones, los salarios y la comercialización. Además, cuando se utiliza correctamente, esta característica puede ayudar a las empresas en sus necesidades de presupuesto, diciéndole a los ejecutivos en un formato rápido y fácil de usar a dónde va su dinero exactamente. Los informes capacitan a los ejecutivos a tomar decisiones informadas y tener el acceso inmediato a ellos sólo hará que aumenten las probabilidades de éxito.

Seguridad de datos

Para el mantenimiento de registros y el cumplimiento de la ley, las empresas a menudo deben mantener registros financieros durante años. Es muy difícil mantener las copias de los documentos en papel en varios lugares, y un incidente catastrófico que resulte en la destrucción de los registros en papel puede dañar un negocio de muchas maneras. Con una solución de contabilidad computarizada, los archivos y la información financiera importante se puede almacenar en línea o en cartuchos de datos fuera del sitio o ambos, dándole a un negocio el nivel de redundancia que necesita para recuperarse de una catástrofe y garantizar el cumplimiento de todos los datos pertinentes a las leyes de retención.

Bajo costo

La contabilidad puede llegar a ser costosa para las empresas, ya que el nivel de trabajo puede dar lugar a que la empresa necesite contratar un servicio de contabilidad o contratar a varios empleados a tiempo completo. El software de contabilidad elimina gran parte del trabajo manual, lo cual te puede permitir reducir tu personal a tiempo completo y reducir tus costos. De hecho, debido a que muchas tareas se pueden automatizar, un contador de tiempo completo puede no ser necesario en absoluto.

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