Cuáles son los beneficios de los SOPs

Escrito por colleen reinhart | Traducido por enrique pereira vivas
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Cuáles son los beneficios de los SOPs
Los SOPs suelen regir el trabajo de los técnicos de laboratorio. (Hemera Technologies/AbleStock.com/Getty Images)

Las SOPs, conocidos más formalmente como procedimientos operativos estándar (por sus siglas en inglés), son prácticas documentadas encaminadas a garantizar la coherencia de las prácticas y operaciones de negocios. Muchas personas piensan que los SOPs son sólo aplicables en la práctica en contextos de laboratorio y de fabricación. Según la Agencia de Protección del Medio Ambiente, uno de los principales objetivos de los SOPs es ordenar la forma en cómo el equipo se mantiene, ajusta y utiliza. Sin embargo, los SOPs también pueden cubrir los procesos más analíticos, lo que significa que se pueden aplicar en varios contextos de negocios.

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Salud y seguridad

Los procedimientos normalizados de trabajo mantienen la salud y la seguridad de todos los trabajadores. Especialmente en los entornos de fabricación en los que hay maquinaria pesada, los SOPs pueden ayudar a asegurar que los empleados operen el equipo para evitar lesiones. Los SOPs pueden ordenar la limpieza regular y los programas de mantenimiento. Estas actividades son importantes para el funcionamiento seguro de la maquinaria, pero se olvidan fácilmente cuando los empleados están cambiando turnos y no existen registros escritos. Los SOPs también muestran cómo ejecutar los equipos de manera segura durante su uso normal. Un documento de la Iowa State University sugiere el uso de diagramas junto con palabras para hacer instrucciones claras.

La consistencia de los resultados

En un escenario de laboratorio, la Agencia de Protección del Medio Ambiente sugiere que las siguientes normas establecidas por los organismos reguladores no siempre son suficientes. A veces los trabajadores hacen ligeros cambios en el procedimiento estándar en base a las exigencias específicas de un experimento particular. Cuando estos cambios no son documentados, los resultados experimentales pueden diferir entre los equipos de técnicos que utilizan métodos ligeramente diferentes. Escribir procedimientos estándar de operación específicos para la línea de negocio de tu empresa ​​asegura que todo el mundo trabaje de la misma manera, lo que limita el costo de los ensayos adicionales para explicar los resultados contradictorios.

Cumplimiento normativo y jurídico

Escribir un procedimiento operativo estándar con los requisitos de un órgano regulador en mente asegura que las prácticas de tu organización estén alineadas con las expectativas de la industria. Los procedimientos documentados ayudan a agilizar las auditorías internas y externas también. Por ejemplo, si tu empresa tiene la certificación ISO, puedes ayudar a los auditores externos proporcionando copias escritas de tus procedimientos compatibles con ISO. A continuación, pueden aconsejarte dónde exactamente los trabajadores se están quedando cortos en el proceso. Los SOPs también te protegen de demandas, por ejemplo, si un empleado se lesiona en el trabajo después de no poder seguir las mejores prácticas documentadas. Los SOPs en los entornos de oficina también pueden asegurar el cumplimiento legal. Por ejemplo, un SOP para la negociación de acuerdos comerciales en el extranjero puede detener a los ejecutivos a entrar en un territorio de soborno ilegal.

Mayor eficiencia y productividad

Las personas necesitan consistencia para ser más productivos. Cuando no hay ninguna duda acerca de qué formato un documento debe tomar, si el equipo debe limpiarse y dónde se deben almacenar los suministros, la gente sólo tiene que hacer su trabajo sin detenerse a hacer preguntas. La estandarización de todo es imposible y contraproducente, ya que los empleados necesitan cierta flexibilidad para resolver problemas. Sin embargo, escribir SOPs para los procedimientos ordinarios puede aumentar la eficiencia en el trabajo. Por ejemplo, un SOP para los nombres de archivo puede reducir el tiempo necesario para encontrar documentos y promover el trabajo en equipo entre departamentos.

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