¿Cuáles son las cualidades de una buena secretaria?

Escrito por jamar belcher | Traducido por alejandra medina
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¿Cuáles son las cualidades de una buena secretaria?
La organización es una cualidad clave de una buena secretaria. (Todd Warnock/Lifesize/Getty Images)

Muchos ambientes empresariales requieren los servicios de una secretaria para que responda las llamadas, organice archivos y realice otras tareas administrativas. No obstante, aunque las tareas para una secretaria pueden parecer mínimas, son primordiales para la operación exitosa de una oficina. Existen varias cualidades claves que se requieren en una secretaria.

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Organización

Una buena secretaria debe ser muy organizada, particularmente si es responsable de trabajar con varios departamentos a la vez. Esto consiste de archivar los documentos correcta y organizadamente, mantener organizados los suministros y mantener organizados los gabinetes de archivos. Debe poder encontrar documentos rápidamente y saber dónde se encuentran los materiales de la empresa.

Modales al teléfono

Algo sumamente importante dentro de las responsabilidades de una secretaria es responder el teléfono. Esto se puede centrar en transferir llamadas a toda la oficina o tratar con clientes. Debe de tener una voz profesional al responder el teléfono y debe ser educada en todo momento. Debe de saber la información básica de la empresa y debe de poder transferir las llamadas de manera eficiente hacia toda la empresa con facilidad.

Resolución de problemas

Las secretarias deben de tener la capacidad de solucionar problemas con poca o nula dirección. Esto puede tratarse de pequeños problemas, como la programación de una sala de conferencias y artículos agotados, y también puede tratarse de problemas mayores, como la crisis de un cliente. Debe de saber quién es la persona adecuada para ayudar al cliente con dichos problemas, o cómo hacer fácil la comunicación entre departamentos para resolver problemas de manera eficiente.

Habilidades de captura

Las secretarias capturan gran cantidad de información escrita para una oficina, así que sus habilidades de captura deben estar a la par. Deben de tener una gramática sólida y habilidades de redacción, así como mantener la diligencia acerca de la revisión de toda la correspondencia de la empresa. Una buena secretaria también debe de teclear rápidamente, para poder producir varias cartas, correos electrónicos y otro tipo de correspondencia durante el día.

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