¿Cuáles son las cuatro etapas del ciclo vital de la administración de proyectos?

Escrito por justin beach | Traducido por alejandro cardiel
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¿Cuáles son las cuatro etapas del ciclo vital de la administración de proyectos?
Los principios de la administración de proyectos pueden aplicarse a cualquier proyecto, desde proyectos sencillos que toman un solo día hasta proyectos plurianuales. (Patrick Ryan/Lifesize/Getty Images)

La administración de proyectos es una disciplina que implica planificar, organizar y supervisar un proyecto dentro de las limitaciones de tiempo, presupuesto y recursos designados para éste. Los proyectos comienzan por definir una meta con base en una necesidad comprobada, y concluyen demostrando que la necesidad ha sido efectivamente satisfecha mediante el proyecto y la meta alcanzada. Para hacer esto, el proyecto se dirige mediante las etapas de definición, planificación, ejecución y entrega.

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Definición

La fase de definición es la primera, y en ocasiones se le conoce como la fase de iniciación. En esta fase, el administrador del proyecto es contratado o designado, para después escoger un equipo. Durante esta fase, la necesidad a satisfacer mediante el proyecto es cuidadosamente definida. Se consultan las personas afectadas por el problema, se discuten las necesidades y se debaten las soluciones. La documentación inicial del proyecto también se genera durante esta fase. Esto normalmente implica un estudio de viabilidad para el proceso, una visión general del proyecto y la definición de hitos. Los hitos son puntos en los que el proyecto es medido para garantizar que esté yendo por el buen camino.

Planificación

Durante esta fase, los pasos individuales en el proyecto son definidos desde el principio hasta el fin. Se definen metas clave como objetivos específicos, beneficios de negocio y objetivos del proyecto; también se define la estructura directiva del proyecto. Esta estructura implica definir quién es responsable de qué y quién le rinde cuentas a quién. Es importante definir cuidadosamente los pasos del proyecto, los resultados y la estructura directiva desde el principio para que la responsabilidad y la mensurabilidad puedan mantenerse a lo largo del proceso, y los conflictos se puedan resolver rápidamente.

Ejecución

La fase de ejecución normalmente es la fase más larga de la administración de proyectos. Como lo señala el nombre, durante esta fase es cuando el trabajo real del proyecto se lleva a cabo. Aunque el trabajo está en desarrollo, los administradores del proyecto están supervisando el progreso, probando el trabajo y prototipos terminados, y resuelven cualquier problema que surja. Conforme la fase de ejecución avanza hacia la terminación, se informa a los grupos que son afectados por el proyecto acerca de éste y se les involucra en él para asegurarse de que las metas estén siendo alcanzadas, para responder cualquier pregunta y para generar cualquier documentación requerida, como son los manuales.

Evaluación y cierre

La fase final del ciclo vital de la administración de proyectos se conoce como fase de evaluación o cierre. Durante esta fase se presenta y analiza el proyecto terminado para determinar si fue un éxito o no. Esta también es la fase de aprendizaje. Se realiza la sesión informativa acerca del proyecto completo para beneficio de proyectos futuros. Cualquier problema que haya surgido se discute junto con las lecciones aprendidas y con formas posibles en que se podría hacer mejor las cosas la próxima vez. En este punto normalmente se envía un reporte final y una notificación de cierre del proyecto a los directivos.

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